物販

ネットショップ運営者必見!発送連絡などで使える例文集

ネットショップで商品を販売・発送する場合は、発送直後に取引先に発送連絡をするのが一般的です。企業間の取引はもちろん、ヤフオク・メルカリなどを介した個人間取引でも発送連絡は欠かせません。

今回は、発送連絡の例文と、その他取引先とのやり取りに使える例文を紹介します。

取引の流れ

商品が売れてから発送するまでの流れを解説します。

お礼

注文が入ったら、まずはお礼のメールを送りましょう。そして、お支払い情報を伝えて入金を促してください。

決済状況の確認

入金完了の連絡が来ても、それを鵜呑みにしないで、決済状況を自分で確認するようにしましょう

最近はクレジットカード決済を利用する人がほとんどですが、クレジットカードの利用期限を徒過していて決済ができないといったトラブルはよくあることです。

クレジットカード決済が正しく行われない場合は、購入者にすぐに連絡を入れましょう。

商品の確認

商品を発送する前に品目・数量・色などに間違いがないか確認しましょう

異なる商品を誤って発送してしまうと、当然苦情メールが届きます。そして、商品の返品・交換にかかる費用は全てあなたが負担することになります。余計な手間とコストをかけずに済むように、正しい商品か確認してください。

また、同じ商品でもメーカーによってパッケージが変わる場合があります。

注文時と発送時で商品パッケージが変わっている場合は、発送連絡の際にその旨も通知しておきましょう。そうしておかないと、別の商品と勘違いされて返品されるおそれがあります。

配達予定日時の確認

発送手続きをする際は、顧客の希望する日時に配達できるかよく確認しましょう。希望日時に配達できない場合は、いったん発送手続きを中断して、顧客に「商品は○月○日に到着予定です。ご希望に沿うことができず誠に申し訳ありませんが、こちらの配達日時でもよろしいでしょうか」と確認することをおすすめします

イベントやパーティー用として、また誕生日プレゼントとして商品を購入した場合、希望日時に配達できないならキャンセルするという人は少なくありません。

確認しないまま発送してしまうと、後日クレームとともに返品されるおそれがあります。そうなれば、余計な手間とコストがかかります。

キャンセルの有無の確認

また、ネットを通した売買では、注文後に気が変わったという理由でキャンセルされることがよくあります。

発送手続き前に、キャンセルの連絡が来ていないか必ず確認しておきましょう

発送後にキャンセルが来ても対応できないため、注文確認メールで「発送後のキャンセルは致しかねます。予めご了承ください。」と伝えておきましょう。

発送連絡

上記の確認をして問題がなければ発送してください。

発送後は、すぐに発送連絡を入れましょう。

ネットショップの連絡メール

ネットショップを運営していると、発送通知以外にも様々な連絡や確認をメールで行う必要があります。

メールの種類

ネットショップを運営していると必ず送ることになるメールが5種類あります。それぞれテンプレートを作っておくと作業を効率化できます。

◆注文確認メール
注文が確定した直後に送るメールです。これは自動送信するように設定しておきましょう。

◆決済方法メール
銀行振込やコンビニ支払いで決済する場合は、注文確認メールの後にお支払い情報を送信しましょう。支払い期限もきちんと明記しておきましょう。

◆入金確認メール
入金が確認できたら、すぐにその旨メールで伝えましょう。発送の準備よりも入金確認メールの方を優先して下さい。

◆発送連絡メール
お届予定日時やお問い合わせ番号などを伝えましょう。

◆フォローメール
商品到着予定日時が経過した後は、無事商品が到着したかどうかの確認も含めてフォローメールを送ってください。フォローメールの中で商品レビューへの投稿も併せてお願いしておきましょう。

件名の差別化

メールの件名にはショップ名・会社名などを入れて他者との違いを明確にしましょう

ヘッダーの差別化

ヘッダーも他者と差別化できるオリジナルの挨拶があると良いです。

フッターの差別化

フッターにはショップ情報やお問い合わせ先などの情報をまとめて記載しましょう。

ネット販売で使えるメッセージ例文

出品者が顧客とやり取りする際に使えるメッセージの例文を4つ紹介します。

注文確認メール

○○様。
○○ショップをご利用いただきありがとうございます。
お客様のご注文を承ったことをお知らせいたします。
詳細は、当ショップホームページの注文履歴からご確認ください。
商品が発送されましたら、メールにてご連絡いたします。

決済情報メール

○○様。
いつも○○ショップをご利用いただきありがとうございます。
ご注文番号○○のお振込先は以下のとおりです。

XXXXXXXX

○月○日までにお振込みいただきますようお願いいたします。

入金確認メール

○○様。
いつも○○ショップをご利用いただきありがとうございます。
ご注文番号○○のご入金を確認いたしました。

これより発送手続きに入ります。
発送が完了いたしましたら、またご連絡いたします。

フォローメール

○○様。
いつも○○ショップをご利用いただきありがとうございます。
【商品名】は無事到着いたしましたでしょうか。

もし何か不具合があれば下記までご連絡ください。
1週間以内であれば返品・交換を承ります。

電話番号:○○○○○○○○○○○
メールアドレス:○○○○@○○.com
○○ショップ代表 ○○

発送連絡メール

発送連絡の書き方と例文を紹介します。

メールの件名

メールの件名は「○○発送のご連絡」「○○を発送いたしました」など、本文の内容がひと目で分かるようなタイトルにしましょう。

商品名が長い場合は、「【会社名】発送のご案内(商品名)」というように会社名を頭に持ってきて、商品名を末尾に回すと件名がわかりやすくなります。会社名も長い場合は、会社名も末尾に持っていきましょう。

基本情報

発送連絡には少なくとも以下の事項は記載しておきましょう。

・商品名
・会社名
・商品の注文日時
・注文者の名前
・商品の発送日時
・商品の到着予定日時
・配送業者名
・お問い合わせ番号
・連絡先

お問い合わせ番号

商品を発送する際は、できるだけ追跡可能な配送方法を利用するようにしましょう。そして、発送連絡メールに商品追跡用のお問い合わせ番号と、配送業者のお問い合わせページのURLを併記しておくと親切です

送料を購入者が負担する場合、追跡サービスが付かない安い配送方法を指定されることがありますが、追跡ができないと配送途中に商品が紛失した場合にトラブルとなります。

あらかじめ販売ページで配送方法の指定ができないことと、利用する配送業者を明記しておきましょう。

発送連絡メールの例文

◆件名

株式会社○○ 商品発送のご連絡(商品名:○○○○ 注文番号:○○○○)

◆本文

○○様。
株式会社○○の○○でございます。
いつも○○をご利用いただき、ありがとうございます。先日ご注文いただいた商品「○○」を○月○日付けで発送いたしましたのでご連絡申し上げます。

配送業者:○○
到着予定日時:○月○日○~○時
お問い合わせ番号(追跡番号):○○○○

商品の追跡URL
・日本郵便(ゆうパック)
https://trackings.post.japanpost.jp/services/srv/search/input
・ヤマト運輸
http://toi.kuronekoyamato.co.jp/cgi-bin/tneko
・佐川急便
http://k2k.sagawa-exp.co.jp/p/sagawa/web/okurijoinput.jsp

商品の未着・返品・交換などは下記までお問い合わせください。

電話番号:○○○○○○○○○○
Eメール:○○@○○.com

注文内容の確認は弊社HPにログインして、注文履歴からご確認いただきますようよろしくお願いいたします。

——————–
注文番号:○○○○
注文日時:○月○日○時○分
購入者:○○○○様
——————–

発送連絡後のクレーム対応

発送連絡をした後、購入者からクレームが寄せられることがたまにあります。

出品者に非がある場合

・商品が破損している
・違う商品が届いた
・配達予定日時までに届かなかった

などは全て出品者側に非があります。速やかに謝罪メールを送り、しかるべき対応をしてください。

購入者に非がある場合

・間違って注文してしまったが、キャンセルし忘れた。今から返品したい
・自分で商品を壊してしまったから交換してほしい

などは購入者に非があります。購入者の希望どおりに対応しても構いませんが、不可能な場合は対応できない旨をはっきりと伝えましょう。

連絡は大事

インターネット取引は相手の顔が見えないため、購入者は常に不安を抱えています。不安を少しでも解消するためにも、発送通知などの確認・報告メールをこまめに送りましょう。

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