仕事をしていると社の内外を問わず、交渉メールを書く機会は多いものです。交渉メールは基本となるポイントをいくつか押さえるだけで思いのほかうまくいくものですが、交渉メールの書き方を教えてもらった人は案外少ないのではないでしょうか。筆者もそんな一人で、長年苦労しました。
この記事では、「交渉メールの書き方がわからない」、「交渉メールを書くのが苦手だ」、「こちらの狙いどおりに交渉を運びたい」と考えている人向けに、交渉メールの書き方を例文を交えながら解説していきます。
Contents
交渉メールを書く際の6つのポイント
交渉メールを書く上で、まず理解してもらいたいポイントをこれから6つご紹介していきます。
しかしその前に、まずは「交渉メールとはなにか？」を理解しておきましょう。
交渉メールとは、「相手にこちらの要望を伝え、聞き入れてもらうためのお願いメール」です。
お願いをするメールですから粗相があってはいけません。また、こちらの要望を誰が見てもわかるように伝える必要もあります。
相手との良好な関係を維持することが前提なので、「無理な要求を押し通す」のはご法度です。たとえこちらのほうが強い立場にあるとしても、ビジネスの場で無理な要求を押し通すのは得策とはいえません。
ここまでをご理解いただいたところで、次項から早速交渉メールを書く際のポイントを見ていきましょう。
相手への要望は誰が見てもわかるように書く
交渉メールを書く際は、相手への要望を誰が見ても理解できるくらいはっきりと書きましょう。
具体的には、「金額などの数字を書く」「納期の日付を明記する」ことです。
また、こちらの要望が複数ある、もしくは長文になってしまう場合は、要望部分のみ箇条書きにしてしまうのも良いでしょう。こうすれば、箇条書きの部分を強調できるため、要点が伝わりやすくなります。
交渉する理由や背景をきちんと相手に伝える
例えばですが、あなたが取引先から突然「今の価格から10%ほど安くできませんか？」と、理由も告げられずに要求されたとしたらどうでしょう。おそらくあなたは、「それはなぜですか？」と相手に聞き返したくなるはずです。
交渉事は、相手とコンセンサスを積み重ねていくことでうまくいくものです。交渉の際は、なぜこちらがそのような要望を出しているのか、その理由や背景を相手側に伝えるように心がけましょう。
お願いする立場であることを忘れない
交渉メールを送る際は、あくまでもこちらはお願いする立場であることを忘れてはなりません。
仮にあなたのほうが強い立場にあったとしても、要望を呑む呑まないを決めるのは最終的には相手方です。もしあなたが横柄な態度に出てしまったら、相手はあなたの要望に対し消極的な心情を抱くことでしょう。
一度不快な思いをさせてしまうと、逆転は難しくなります。スムーズな交渉を望むのであれば、あくまで依頼する立場であることを肝に銘じてメールを作成しましょう。
感情的にならない
交渉の過程で相手側に落ち度があったとしても、鬼の首を取ったかのように相手を非難してはいけません。感情を挟まず、あくまで理路整然と事実のみを伝えることが大切です。
例えば、相手の言っていることが以前と現在とで変わっている場合は、「以前〇〇とお伺いしておりましたが、なにか御社側にて変更などございましたでしょうか」や「当方〇〇と認識しておりましたが、お間違いなかったでしょうか」など、相手に対して間違いを指摘するのではなく、伺いを立てるようにしましょう。
このようにしておけば、仮にこちらの指摘が間違っていたとしても角が立ちませんし、相手側が間違っていた場合は真摯に対応してもらいやすくなります。
同じ内容でも言い回しに気を付ける
直接的な表現は、時に相手に不快な印象を与えてしまいます。そのため、できるかぎり失礼にならない言い回しを心がけるようにしましょう。
例えば、値下げ交渉の過程で「〇〇円まで下げることできませんでしょうか？」とストレートに聞くのはやめましょう。これでは、こちらの要望は明確に伝わるものの、相手からの反発を招くおそれもあります。
このような場合は、値下げの理由と発注する意思があることを併せて伝えるようにしましょう。「御社にぜひ発注させていただきたいのですが、〇〇円でなければ社内稟議を通すのが難しい状況です。大変恐縮ですが、こちらご検討いただけますと幸いです」や「見積もりいただいた他社の金額と御社のご提示金額に少々開きがございます。〇〇円であれば御社にご依頼可能なため、今一度ご再考のほど何卒よろしくお願い申し上げます」など、値下げの理由と発注の意思を明確にしましょう。
最初から別案を提示すると交渉に失敗する
交渉には段階というものがあります。交渉の初期段階からこちらのカード（代案や譲歩案）をチラつかせるのはやめましょう。こちらからわざわざ不利な条件を提示するようなものなので、「現状ではこちらの要望を呑んでもらえない」「交渉が膠着した」と感じたときに、別案を提案するようにしましょう。
「少しゴネたら折れてくれる」と思われないよう、まずは相手からの提案を待つスタンスを基本としましょう。最初からエサをあげるのはNGです。
やってはいけない交渉メールの失敗例
ついやってしまいがちな交渉メールの失敗例を紹介していきます。
メールを書く際に避けるべき表現を押さえておき、こちらの要望が通りやすい文章を書けるようにしておきましょう。
要望を一方的に伝えない
要望を一方的に伝えるのはNGです。
「〇〇日までに納品いただかないと困ります」
「〇〇円で発注できなければ、この話はなかったことにしてください」
基本的に、こういった一方的な表現は使わないようにしましょう。相手を不快な気持ちにさせるだけでなく、今後の取引にも支障をきたす恐れがあります。
落ち度がある際の交渉
こちらに落ち度がある場合でも、安易に値下げなどの提案はしないようにしましょう。こちら側に非があるため、謝罪の意を込めて提案したくなる気持ちはわかりますが、かえって失礼にあたる場合もあります。誠意をもって謝罪すればそれで済むケースもあるため、独断で値下げなどの提案は持ち掛けないようにすべきです。
「いつでも値下げしてくれる」「値下げをすれば許されると思っている」などと、あらぬ印象を先方に与える可能性もあるので、こちらに落ち度がある場合でも値下げの提案は安易に行わないようにしましょう。
数字を示さない
数字を出していないと、往々にして交渉はうまく行かないものです。数字がないと具体的にイメージしづらくなるからです。下手をすると、お互いの認識にずれが生じる可能性すらあります。
以下の例で考えてみましょう。
「回答は早ければ明日中にでもお願いいたします」、こう相手から送られてきたメールに書かれていたとします。この場合、相手が求める「明日中」とは、いつまでを指すのでしょうか？
ここでいう明日中というのは、メールを受信した日付の翌日まで、ということはなんとなくわかりますね。では明日中とは、相手の勤務時間中のことでしょうか？ それとも23時59分、日付が変わるまででしょうか？ はたまた、早くできない場合は明日中でなくともよいのでしょうか？
このように数字による指定がないと、受け手の解釈はあらぬ方向に広がってしまいます。こういった認識のズレを生まないためにも、なるべく数字を共有するようにしましょう。
交渉で使えるフレーズ、使えないフレーズ
ここからは、交渉メールで実際に使えるフレーズと使うべきではないフレーズをご紹介していきます。
交渉で使えるフレーズ
■ご確認のほどよろしくお願いいたします
→確認、依頼、催促いずれの用途にも使える万能なフレーズです。
■こちらご確認いただけましたでしょうか
→相手からの返答がない際に使えるフレーズ。失念していないかの確認、返答の催促に使えます。
■お手すきの際で構いませんので、何卒よろしくお願いいたします
→時間に余裕のある場合にかぎりますが、相手に精神的余裕を持たせて依頼できるため断られにくい。
■ご無理を承知で申し上げますが、～
→具体的に一歩踏み込んだ提案をする際に使います。譲歩はできないという意思が伝わる表現です。
■もし～が難しいということでしたら、～はいかがでしょうか
→相手に無理を強いるばかりが交渉ではありません。時には譲歩し、双方が納得する落としどころを見つけましょう。
交渉で使ってはいけないフレーズ
■お分かりいただけたでしょうか
→やや失礼な言い回しです。「ご理解いただけたでしょうか」のほうが良いでしょう。
■至急ご連絡をお願いいたします
→相手を急かすような表現は、できるだけ使用を避けましょう。
■おそらく誤解されているかと思いますので、～
→非難しているように聞こえるので、「こちらの説明不足につき（言葉足らずなため）」と言い換えましょう。
【値引き】交渉メールの文章例
ここからは、交渉メールの実例をご紹介していきます。メールを書く際は、こちらの要望を明確に伝えつつ、相手側の事情にも理解を示すことが重要です。
是非、以下の例文をたたき台にしてより良い文面を考えていただければと思います。
値引き交渉1
件名：炊飯器の価格見直しのお願い
大谷株式会社
林様
いつもお世話になっております。
株式会社タナカ商事､購買部の田中です。
先日お見積りをいただいた炊飯器に関しまして、社内協議の結果、ご提示の金額では発注は難しいとの結論に達しました。
ご期待に添えず、誠に申し訳ございません。
弊社試算ですが、他社見積もりと比較して10%ほど現行のお見積価格よりお値引きいただけますと購入の可否も通るかと思われます。
弊社といたしましても、取引期間の長い貴社より購入させていただきたく思っておりますので、お見積もりを再検討いただけますと幸いです。
また、弊社都合で誠に恐縮ではございますが、15日までにご回答いただければ幸いです。
以上、何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————————————
株式会社 タナカ商事 購買部
田中 達也(タナカ タツヤ)
〒123-4567
東京都○○区□□2-9 5F
TEL：000-0009-9999(直通) 000-0099-9999 (代表)
FAX：000-0000-9999
——————————————————
値引き交渉2
件名：価格再検討のお願い
大谷株式会社
林様
平素は格別のお引き立てを賜わり、厚く御礼申し上げます。
株式会社タナカ商事 購買部の田中達也です。
依頼しておりましたお見積りの件、迅速にご対応いただき、誠にありがとうございます。
また、ご提示の金額に関しまして、ご高配をいただきありがとうございます。
しかしながら、弊社の希望価格とは若干の隔たりがございました。
もっとも、ご提示金額より1割ほど価格を下げていただけますと、購入可能です。
再度ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
ご承知の通り、コロナ禍の影響で弊社も厳しい状況にございます。
事情ご賢察の上、ご理解いただけますと幸いです。
なお、価格条件によっては今後のお取引も増やしたく思っております。
その点を含みましても、ご相談させていただけますと幸いです。
以上、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————————————
株式会社 タナカ商事 購買部
田中 達也(タナカ タツヤ)
〒123-4567
東京都○○区□□2-9 5F
TEL：000-0009-9999(直通) 000-0099-9999 (代表)
FAX：000-0000-9999
——————————————————
——————————————————
値引き交渉メールで使えるフレーズ
実際の値引き交渉メールで使えるフレーズをご紹介します。ところどころアレンジを加えながら使ってみてください。
「残念ながら、弊社の希望価格と若干の隔たりがございました」
「他社見積りと比較して、金額面にやや開きがございました」
「大変恐縮ではございますが、価格の見直しをお願いしたくご連絡いたしました」
「ご無理を申し上げますが、〇%ほど値下げいただけますと、発注の可否も通るかと思われます」
「ぜひ御社に発注させていただきたく、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます」
「引き続き貴社にてお取引をさせていただきたく、価格を再検討いただけますと幸いです」
【見積書】交渉メールの文章例
以下では、見積り書の再検討を依頼する際の交渉メールをご紹介します。
見積交渉
件名：冷蔵庫の見積り書見直しのお願い
大谷株式会社
林様
いつもお世話になっております。
株式会社タナカ商事､購買部の田中です。
早速お見積りをいただき、ありがとうございます。
社内会議にて協議したところ、大変恐縮ではありますが、ご提示の金額ではお受けできない、との結論に達しました。
他社見積もりと比較した結果、5%ほどお値引きいただく必要があるかと思われます。
弊社といたしましても、取引期間の長い貴社より購入したく思っておりますので、お見積もりを再検討いただけますと幸いでございます。
また、弊社都合で誠に恐縮ですが、12月15日（金）までに再提案いただければと存じます。
以上、何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————————————
株式会社 タナカ商事 購買部
田中 達也(タナカ タツヤ)
〒123-4567
東京都○○区□□2-9 5F
TEL：000-0009-9999(直通) 000-0099-9999 (代表)
FAX：000-0000-9999
——————————————————
【発注の取消し】交渉メールの文章例
注文を取り消す際の交渉メールも見ておきましょう。
発注の取消し交渉
件名：「やさしく包んだメロンパン」注文品変更のお願い
大谷株式会社
林様
いつもお世話になっております。
株式会社タナカ商事 購買部の田中達也です。
本日は、注文品のご変更をお願いしたくメールいたしました。
大変申し訳ございませんが、7月10日に貴社よりご発注いただいた「ご注文書No.33980」の「やさしく包んだメロンパン」が製造中止となり、また在庫もすべて完売となりました。
製造中止が決まった際、すぐにご連絡すべきところを連絡が遅れてしまい､誠に申し訳ございません。
せっかくご注文いただいたにもかかわらず､ご希望に添えず､大変恐縮でございます。
代替品として、価格および味わいがほぼ同等の新商品「農家仕立てのメロンパン」がごさいます。
こちらであればすぐに発送可能ですが、いかがでしょうか。
本日、速達にて上記商品のカタログをお送りしましたので、ご確認および検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————————————
株式会社 タナカ商事 購買部
田中 達也(タナカ タツヤ)
〒123-4567
東京都○○区□□2-9 5F
TEL：000-0009-9999(直通) 000-0099-9999 (代表)
FAX：000-0000-9999
——————————————————
【納期】交渉メールの文章例
納期を前倒す（短縮する）際の交渉メールは、以下のような感じになります。
納期交渉1
件名：注文番号999の納期前倒しのお願い
大谷株式会社
林様
いつもお世話になっております。
株式会社タナカ商事 営業部の田中達也です。
掲題に関しまして、10月30日（木）を納期予定としておりました注文番号999の納期を10日ほど前倒しし、10月20日（月）へご変更いただくことは可能でしょうか。
当製品の販促プレゼンの日付が先方都合により前倒しとなり、10月23日（木）に行われることとなったことが理由です。
プレゼンの結果次第ですが、御社への大量発注も見込んでおります。
弊社都合で大変恐縮ではございますが、こちらご検討のほど､何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————————————
株式会社 タナカ商事 購買部
田中 達也(タナカ タツヤ)
〒123-4567
東京都○○区□□2-9 5F
TEL：000-0009-9999(直通) 000-0099-9999 (代表)
FAX：000-0000-9999
——————————————————
納期交渉2
件名：10月20日へ納期前倒しのお願い
大谷株式会社
林様
いつもお世話になっております。
株式会社タナカ商事 購買部の田中達也です。
突然のお願いにて、大変恐縮ではございますが、10月30日（木）に納品予定となっております注文番号999の納期に関しまして、10日ほど前倒した10月20日（月）に納品いただくことは可能でしょうか。
納期変更の背景として、当商品の販促にあたって社内プレゼンを10月23日（木）に急遽、執り行う運びとなりました。
プレゼンの結果次第では発注量の増加も見込んでおりますので、ぜひお力添えいただけますと幸いです。
弊社都合で大変恐縮ではございますが、こちらご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————————————
株式会社 タナカ商事 購買部
田中 達也(タナカ タツヤ)
〒123-4567
東京都○○区□□2-9 5F
TEL：000-0009-9999(直通) 000-0099-9999 (代表)
FAX：000-0000-9999
——————————————————
交渉メールは丁寧・簡潔に書こう！
交渉事は目の前の相手だけでなく、その上役の人間が関わってくるケースが多いです。そのため、事情に詳しくない人が読んでも理解できるよう、丁寧さと簡潔さを意識してメールを書くようにしましょう。
その際は、なるべく数字を引用し、相手に対して失礼のない言い回しを心がけてください。
ビジネスの場ではどうしても自社の利益を優先しがちですが、両者がWin-Winとなれる提案となるよう工夫しましょう。互いにとってプラスとなる交渉ができれば、長期にわたって良好な関係を築け、あなたの人脈構築にもつながることでしょう。
