ビジネスをしていると、仕入れ先と連絡を取る際、新規取引先を開拓する際など、電話や直接会うのではなく、メールで問い合わせする場面というのが必ず出てきます。メールは書き方によっては相手に不快感を与え、メールの返事がもらえないケースもあります。では、どのようにすれば返事がもらえるようなメールができるのでしょうか？国内及び海外向けのメールでの質問のやり方をまとめましたので解説します。
新規取引時の、電話とメールの使い分け
取引先と連絡を取る手段は電話とメールの二つに分けられます。よく、電話で連絡するべきかメールで連絡するべきかと悩む方もいらっしゃいますが、どちらも特徴があるので使い分けが重要です。ここでは新規取引における電話やメールによるアプローチについて、それぞれの特徴と活用方法を解説します。
新規取引では相手によってメールか電話を使い分ける
新規取引における連絡手段は相手に合わせてメールか電話を使い分けることが重要です。例えば相手が電話でよく連絡をするような人の場合、メールで連絡した際に「返信をお待ちしております」などと記載するとします。相手の方はメール文書が苦手で、返信することに手間取ってしまいます。メールの返信がなかなかもらえず、場合によってはスルーされてしまうこともあります。ここで「お電話でご連絡をお待ちしております」などと伝えると、相手はすぐに電話をしてくれてコミュニケーションが円滑に取れます。
電話とメール、仕事でメインの連絡手段は？
取引先へ連絡をする際、ほとんどの方がメールか電話のどちらかで連絡を取っています。メールは相手の都合の良い時に見てもらえる一方、全て文章となるので感情などが読み取れないというデメリットがあります。電話はレスポンスが早く、メールでは伝えられない細かい点を伝えやすい反面、相手が外出していたり忙しい時は鬱陶しいと思われるかもしれません。電話、メールそれぞれの連絡手段にメリットデメリットがありますが、まずは相手がどちらの連絡手段を望んでいるのかを考えて、相手に合わせて変えていくやり方が理想です。
新規取引の相手にはまずメールを送ることから始めるといいです。メールはやりとりの証跡となりますので、トラブルを回避することができます。メールの署名欄にフェイスブックのURLなどを載せておくと見てもらえる可能性もあがるので、新規取引においてもメールはコミュニケーションが広がるメリットもあります。
また、メールに対して相手が電話で連絡をしてきた場合は、相手がメールよりも電話連絡が得意な人であると判断できます。その場合は次回から電話で連絡するというような切り替えも必要です。
ただし、緊急を要する場合はメールではなく電話連絡とすべきです。すぐに返事をもらわなければならない、あるいは伝えなければならない用途にメールは向きません。このように、用途で連絡手段を使い分けるケースもあります。
相手によって使い分けると言っても、自分自身がメールまたは電話が得意ではない方は多くいらっしゃいます。その場合、苦手意識はどこからきているのかを考えてみると、それは大体自分自身に起因していることが多いものです。相手の気持ちになって電話やメールにそれぞれどのようなメリットがあるかを考えるようにすれば、徐々にメールへの苦手意識を改善できていきますので実践してみてください。
相手のことを考えてメールを送る
メールで質問すると、記録が残るというメリットがあります。直接会う、または電話の場合は録音機を使わない限りは記録に残りません。もう一つの特徴として、メールは相手の都合に合わせて見てもらうことができます。自分の予定が立て込んでいた場合でも調整する必要がなく、相手の都合に依存しないことは時間を無駄なく効率よく使えるメリットがあります。直接会うまたは電話の場合は、どうしても相手の都合に合わせる必要があります。相手が忙しかったり他の用事があったりするとなかなか連絡が取れません。
メールの応用として、先にメールで質問の概要を送り、その後時間が取れる時に相手に連絡して詳細を伝える使い方もあります。このようにメールは柔軟性が高い連絡ツールです。しかし、質問の意図が分かりづらいなど、相手が答えづらかったり、考えなければならないようなメールを送ることは避けるべきです。相手に不快感を与えてしまい、急いでいるのに返事がもらえないということも起きます。メールは便利ではありますが、その分しっかり意図を伝えたうえで相手の立場も考慮しないと、上手くコミュニケーションが取れません。
国内メーカーへの新規取引メール解説
メーカーへ初めてメールを送る時の内容は重要です。メーカーへの最初のメール内容は仕入れが成功するか失敗するかに大きく関わります。営業職の方であれば、新規取引先に対してアプローチする際のメール文書はすぐに作成できます。しかし、誰でも営業職のようにメール作成に慣れているわけではありません。
メーカーからすると、面識のない方または会社からのメールが届いた場合、メール文書の内容で個人や企業を判断します。その時に、ビジネス慣れしていないようなメール文書を書いてしまうと、信用を得られません。この企業または個人と取引しても大丈夫なのだろうかと不安になるためです。
ここでは新規取引するメーカーにアプローチするメール文書の作成についてまとめましたので、ぜひ活用してください。
件名・文書は見やすくわかりやすくする
ビジネスマンは、メールをチェックするときにまずは件名と送信者をチェックします。件名と送信者を見て何のメールかわからない場合は、読まれずに見落とされる可能性があります。まずはメールを読んでもらうためにも件名と送信者はしっかりと記載してください。
また、メールの文書は文字でぎっしり敷き詰めないで、伝えたい要件を箇条書きでまとめたり、改行を入れるなどして見やすくする工夫をしてください。なるべくシンプルにまとめるように心がけて、取引先でのメールチェックに負担がかからないよう配慮しましょう。これはビジネスマナーでもあります。
新規取引先はまずはメールでアプローチ
メーカーへ連絡するときは、まずはメールを送ってください。メーカーによっては電話で連絡いただけることもあれば、メールでそのまま返信してもらえることもあります。このようにメールでアプローチをすればメーカーがどのように対応してくるのか見ることができます。
メーカーから返事がもらえると、その際に質問されることはある程度決まっています。質問事項としてよくあがるのが以下の4点です。1つずつ解説します。
・あなたの事業について
まずはどのような事業を行っていて、今後どのような事業を展開していきたいのかを聞かれるので事前に準備しましょう。企業でも個人事業であっても同様です。
・何故、弊社と取引したいと思ったのでしょうか？
メーカーはどのような理由で取引したいのかを聞いてきます。興味を持った理由などは様々だと思いますが、筋が通った理由を説明しましょう。どのような背景があって、どうして取引に持ち込もうと思ったのか。1つのストーリーに仕立てて伝えましょう。
・販売場所はどこでどうするのか？
小売、卸売、国内、海外での販売など様々あります。細かくメーカーへ説明してください。
・支払い条件
支払い期日などの条件です。
上記の質問を回答したうえで、メーカーにて審議をします。数日後、営業担当の方から返事をもらえます。ここで無事仕入れ許可がもらえましたら、販売条件についてメーカーから説明を受けます。契約までの流れはこのような形で進みます。
新規取引メール対応の負担を減らす返信用テンプレート
仕入れたい商品の相手先にたくさんメールを送ったとき、一気に返事をもらってしまい対応しきれないといったケースが発生します。メーカーからそれだけ返事をもらえている状況は好ましい状況ではあります。中には返事がもらえないケースもあるためです。しかし、メールの確認ばかりに時間を取られるのも問題ですので、ここで対処法を紹介します。
まずはメールを送ってきた相手の反応を見ましょう。慣れが必要ではありますが、大体メールの文面からして交渉する余地があるかないかがわかってきます。メールの内容を見て、交渉余地がありそうなメーカーにはじっくり時間をかけてメールでやりとりします。それ以外の見込みがあまりなさそうな場合は、事前に用意したテンプレートメールで返しましょう。
例えば、小売店へは直接送ることはやっていないと返事が返ってきた場合、小売店が理由で断られたケースのメールテンプレートを使います。このように見込みがない場所への返事はテンプレートを使うとメール対応の負担が減らせます。
メールテンプレートは卸問屋用とメーカー用に分けておくと、交渉の余地ができる可能性もあります。これはメーカーなのか問屋なのかによって、どういうメールが送られると話を聞いてもらえるのかが変わるためです。メーカーは商品に興味を示したり、商品を誉めたりすると嬉しく感じます。その流れで交渉の余地が生まれる流れとなれば、文書を考えて交渉に持ち込んでみることもできます。このように相手先によって伝える内容を変えることも大切です。メールのテンプレート化は作業効率がぐっとあがるので、メールの対応に悩んでる方は是非取り組んでみましょう。
海外メーカーへの新規取引メール解説
新たに仕入れ先を開拓する際、より安く入手するために上流仕入れを検討することがあると思います。上流仕入れは海外でのやり取りが中心となりますが、英語が得意ではなくても仕入れをすることはできます。海外から仕入れるには新規取引メールはどうすればよいかをまとめました。
簡潔な内容で問い合わせる
海外のメーカーへ問い合わせをする際、メールの返事がもらえない方が多いのではないでしょうか？それは担当者が長いメールは読まないからです。日本人は一つ一つのメールに対して律儀に返信しますが、海外では返事をださないことが多く、返信がないことはNOと意味します。では、どのようなメールが読まれるのでしょうか？次のように内容を簡潔に作成してみましょう。
＜英文＞
To whom it may concern, I am selling imported goods as an individual business in Japan in the online market. We sell on places like Amazon Japan.
I’d like to import and sell your products. I would appreciate it if you could pass on to me with the following information.
1) How do I order to buy at the wholesale price?
2) Is there a minimum amount set within one month at the time of purchase?
3) Is it possible to ship directly to Japan?
4) Do you support payment with PayPal?
Thank you. Name
＜和訳＞
ご担当者様、私は個人事業として輸入品を日本のオンライン市場で販売しています。販売先はアマゾンジャパンなどのオンラインショップです。御社の商品について輸入をして販売をしたいです。下記についてご確認いただけますようお願いします。
1)卸値で買うためにはどのように注文すればよいか？
2)購入時の、一か月以内の最低金額の設定はあるでしょうか？
3)日本へ直接出荷は可能でしょうか？
4)Paypalでの支払いに対応していますか？
よろしくお願いします。名前
日本と海外の文化の違い
海外に交渉メールを送ったら返事が来ないということもよくあります。日本では翌日までに丁寧な返信メールが届くのが通常ですが、海外ではそうではありません。海外では返事が届くのが遅かったり、返ってきても簡単な一言だけだったりします。これは日本と海外の文化の違いです。
また、英文の意味が上手く通じずに相手が理解していないケースや、実は迷惑メールフォルダに返事が届いているケースもあります。数日経っても返事が来ない場合は、何度も送ってみましょう。返事が来ないからNOと判断するのはまだ早いです。どうしても返事がなければ電話をする手段もありますが、英語で話せることが前提です。
英語での問い合わせ例文
海外のショップへ連絡する際、直接電話してみるのが手っ取り早い方法ですが、何を話せばいいかわからず電話をするのは気が引けるといった方が大半です。そんなときはEメールを使って問い合わせをしましょう。海外サイトのebayの場合は出品者へ質問をします。「出品者に問い合わせる」にはcontact sellerをクリックします。英文だからといって躊躇せず、質問は積極的にしましょう。英語を一から勉強して完璧に習得するのは難しいですが、よく使う短文を覚えたり、翻訳サイトを使って回答を確認することはすぐにできます。ここではよくある質問の例文について紹介します。
ebay利用の場合、文頭に以下の文をつけましょう。
Hi, I would like to purchase items you are listing.
こんにちは、あなたが出品している商品を購入したいです。
ネットショップでは、文頭に以下の文をつけましょう。
Hi, I have a question about your web site.
こんにちは、あなたのWEBサイトについて質問があります。
質問１：日本への発送は可能でしょうか？できる場合は発送料はどれくらいでしょうか？
Is it possible to ship to Japan? If yes, how much is the shipping fee?
質問２：どれくらい在庫があるでしょうか？大量に購入するとどれぐらい値引きしてもらえるでしょうか？
How much stock are there? How much can you discount when you purchase in large quantities?
質問３：商品ナンバー００の在庫はあるでしょうか？ある場合、すぐに発送できますか？
Do you have stock of item number 00? If you have them, could you ship them immediately?
質問４：ペイパルでの支払いは対応してますか？
Do you accept PayPal payment?
文書の最後にはThank you. XXを忘れずにつけてください。XXには氏名を入れます。
なお、ネットショップでは在庫の確認を必ずしてください。在庫を確認せずに大量注文をしてしまうとバックオーダーとなります。バックオーダーとなった場合、入荷を待ちますがクレジットカードの場合はすでに支払いが完了となります。このような事が起きないように在庫の確認はしっかりしましょう。
新規取引メーカーへの発注依頼メールの解説
発注の依頼を行いたいが、メールの書き方がわからない。またはこれまで送っていた依頼メールの文面を見直したい、という方も多いでしょう。これまで送っていたメールが、実は相手に失礼な言い回しであることもあり得ます。また、要点を押さえればメールの記載漏れも事前に防ぐこともできます。ここでは発注の依頼メールについてどのように送ればよいかを解説します。
新規取引を交渉するときのメール例文
以下の例文を参考にしてください。基本、硬すぎると思うぐらいが丁度いいです。先方が企業ではなく個人であれば、このようなメールは敬遠されるかもしれないのでもう少し砕いた書き方にしましょう。
＜例文＞
東京都の山田太郎と申します。
現在個人事業で国産の衣服や雑貨を中心に取り扱い、ネットショップで販売しております。
この度は御社との新規でのお取引についてご連絡さしあげました。
当店は開業して2年経過し、お客様も順調に増えております。
お客様から、御社の商品についてお問い合わせをいただいております。
是非、御社の良質な商品を販売させて頂きたいので、ご検討いただけないでしょうか？
よろしければ取引条件と合わせた上、お返事いただければ幸いです。
当店の販売サイト等の資料を添付いたします。
署名
英語で取引を交渉する場合
直接取引してもらえるメーカーを増やすためには、海外メーカー等といった上流から仕入れます。そのための交渉には、以下のような英文でアプローチしてみましょう。
商品について興味があります。
I am interested in your products.
卸価格で直接取引を希望したいのですが、取引可能でしょうか？
I would like to have direct dealings with you at wholesale price, would that be possible?
他にも様々な商品の購入をさせていただきたく検討しております。
We are considering purchasing various other products as well.
商品に興味があることを示す。どれくらい仕入れたいのか？送料と支払い期間、販売実績。こういったポイントを英語で説明する必要があります。
交渉が上手くいきやすい新規取引メールのポイント
メーカーからの仕入れが成功しやすいメール文面があります。例文を用いて解説します。
＜例文＞
件名：新規お取引をお願いします
はじめてご連絡させていただいております。
この度、御社のWEBサイトを拝見しました。
株式会社XXXXの鈴木と申します。
現在大阪でXXXを中心に小売業を行っており、今後取り扱い商品の拡大を検討しています。
御社のWEBサイトを拝見し、商品に大変興味を持ちました。
是非XXの商品等を仕入れたいのですが、可能でしょうか？
できれば継続的に仕入れを行いたいと考えております。
何卒よろしくお願いします。
株式会社XXXX 鈴木次郎
住所 XXXX
TEL XXXX
これはメーカーへのメール内容のポイントを押さえて作成しております。具体的なポイントをあげて解説します。
・現在大阪でXXXを中心に小売業を行っており～
ここで自分が何の事業をやっていて、何が目的なのかを明記します。重要なのは相手メーカーと同じ商品を扱っていることをアピールする点です。例えば食品メーカーであれば食品、家電メーカーであれば家電と明記します。こうするとメーカーが卸してくれる可能性が高まります。
・～今後取り扱い商品の拡大を検討しています。御社のWEBサイトを拝見し、商品に大変興味を持ちました。
仕入れる目的を明確にしましょう。何故取引したいのかはメーカーが気にする点なので、記載してください。また、商品のどのような点に興味を持ったのか具体的に理由を書きましょう。
・できれば継続的に仕入れを行いたいと考えております。
取引する際にメーカー側は、小売店と取引する場合には口座開設等の手間が発生するのでできる限り継続での取引を希望します。ここで継続可能である旨を伝えておくとプラスになります。
・住所、TEL
素性がわからない場合、当然信用が得られないのでメーカーとしては気にします。しっかりと住所と連絡先を明記しましょう。
ビジネスで使ってはいけない文言
メールを送る際、相手に失礼な文面というものがあります。せっかく丁寧できちんとした文章を作っていても、失礼な言葉がたった一言でも入っていると台無しです。そのようなことを避けるために、NGとなる文言をまとめましたので紹介します。
不審に思われないメールを作成する
自分の素性を伝えない、あるいはわかりにくいメールは不審がられて信用してもらうことができません。必ず素性を名乗り、わかりやすくしましょう。また、メーカーに配慮して「突然のメール失礼します」と一言入れる人もいると思いますが、実はこういったメールは迷惑メールフォルダに分類されてしまうことがあります。
印象が悪いメール
具体的にはどのようなことをすると印象が悪いメールとなるのでしょうか？要点をまとめました。
１．いきなり本文が始まっている
まず、挨拶を入れることが大切です。「はじめまして」や「お世話になっております」といった挨拶です。挨拶をしない人というのは印象が悪いです。これは現実世界でも同じです。
２．名乗らない
名乗らずにそのまま本題へ入ることはNGです。誰からメールが来たのかもわからず、名乗らないのは不審がられて印象が悪いです。必ず名乗るようにしましょう。
３．メール内容の意図がわからない
例えば、メールで「ブログを勉強したいので教えてください」と言われたとしても、ブログの何を教えればいいのかわかりません。ブログの作り方なのか、どこでブログを開設すればいいのか、あるいはおすすめのブログを紹介してほしいのか。これでは情報が不足して答えようがありません。「個人ブログを運営しようと思いサーバーを選ぼうとしているのですが、初心者でも扱いやすい無料のオススメサービスはないでしょうか？」と、質問するときは目的と何に困っているのかを明確にしましょう。
４．相手の時間を使っていることを考える
ヘルプデスクなどであれば、どんなメールでもサービス上は回答する必要があります。しかし、個人のメールはそうではありません。見ず知らずの礼儀を知らない人のために、わざわざ時間を取る必要もありません。このように失礼なメールというのは無視されることもあります。メールの文面は相手の時間をもらうことになるので、最敬礼で書く必要があります。
簡潔すぎるのもNG
メールではLINEのような一言メッセージでのやり取りは避けましょう。相手からすれば情報が足らないため、返事のしようがありません。
また、問い合わせの件名も読まれるような工夫をしましょう。取引希望である場合は「新規取引のお願い」などとわかりやすくします。
新規取引メールは取引先の立場で考える
自分が取引先の立場となったとき、どのような人と契約したいと考えるでしょうか？口では何とでも言えます。しかし、実際信用するには何を見るでしょうか？それは根拠を示す実績です。具体的な数字であったり、自社サイトを見せたり、販売実績を見せたりして信用を得ます。このように取引先へアプローチする前に、根拠を示すことを考えると問い合わせメールの説得力があがります。
ホームページは名刺代わり
ホームページを作成すれば、お店の情報や会社の情報をインターネット上で公開できます。どのような商品を取り扱っていて、どのような業務をしているのかが可視化されることにより、お客さんにアピールできたり、あるいは個人や企業から信用を得ることができます。また、ホームページは初めてお会いする人向けの名刺代わりにもなります。検索エンジンからのホームページへのアクセスが増えると、取引するチャンスが増えることもあります。お客さんが企業の所在地や営業時間を確認しようとしても、ホームページがなければその確認ができずに不便に感じてしまいますので、ホームページは是非作りましょう。
独自ドメインは信用の証
フリーランスであっても会社であっても、信用を得ることは仕事をする上で重要です。信用が上がれば自然と仕事が増えていき、軌道に乗ります。信用を上げる手段として、独自ドメインの取得は大切です。確かに独自ドメインのメールアドレスを使うだけで信用が上がるわけではありません。しかし、フリーメールを使っているのと独自ドメインのメールアドレスを使用しているのでは、独自ドメインのほうが有利です。
最近ではフリーメールを使って仕事をする人も増えていますが、企業の中にはフリーメールは簡単に無料で作ることができるのでビジネスには向かないと捉える企業もあります。少しでも信用を得るためにも、独自ドメインのメールアドレスを使うことは効果があります。
迷惑メールやスパムメールの対策としてフリーメールアドレスのドメインを受信拒否している企業もあります。フリーメールを使っていたことにより、連絡すら取ることができないこともあるのでせっかくのチャンスを潰しかねません。
また、独自ドメインは肩書のような役割も持ちます。受け取る側はフリーメールだとプライベートも兼ねているという印象を持ちますが、独自ドメインであれば仕事でやり取りをしているという安心感を抱きます。最終的には自分自身で信用を築き上げていくことが大切ではありますが、フリーメールを使っていると不利なことが多いのも事実なので、積極的に独自ドメインのメールアドレスを導入しましょう。面倒であっても、信用を得るためと考えれば必ずプラスになります。
依頼メールの基本フレーズ
先方にメールで作業を依頼するとき、相手に気持ちよく引き受けてもらえるように意識することが大切です。ただ単純に依頼をするのではなく、例えば「恐縮ですが」などと一言入れるだけでも印象が変わります。逆に「お手すきの際に」等といった表現を入れてしまうと、受け取った側としては後回しにしてしまいがちなので不適切です。このような点に注意しながら、次のフレーズを使ってみましょう。
【基本のフレーズ】
◆お願いいたします。／お願い申し上げます。
最も一般的なフレーズです。ぜひまたはよろしくと合わせて使います。
◆～いただけると幸いです。
控えめにお願いしたいときに使います。可能であればというニュアンスです。かしこまった言い方は「幸甚です」を使います。
◆ご一考願えますでしょうか。
こちらも控えめな印象を与える時に使います。遠まわしではありますが、相手に主導権があります。
◆～いただければと存じます。
強い要望をできるだけ丁寧に伝えたいときに使います。確実にぐらいの意味合いです。
◆ご教示ください。
教えてくださいの敬語です。親しい人には教えてくださいでもいいです。
◆恐縮ですが～／恐れ入りますが～
クッション言葉として使います。お願いを切り出す前に使います。
◆誠に申し訳ないのですが～
相手に負担がかかるような依頼をするときに使います。
申し上げにくいことですが、というフレーズもあります。
◆誠に勝手なお願いですが～
身勝手な都合でお願いしていることを承知している時に使います。
厚かましいお願い、という言い方もあります。
◆ほかならぬ○○様に～
「他の人ではできない、あなたにこそお願いしたい」という言葉は好意的にとられやすいです。
【“逆効果”の恐れがあるフレーズ】
◆～してください。
命令と受け取られやすい。言い切りたくなるとは思いますが、あまり印象がよくないです。
◆ご確認願います。
一方的な言葉です。ご確認をお願いいたします、であればまだ丁寧です。
◆お手すきのときに～
いつまでというのが曖昧であり、後回しにされやすいです。
◆ご依頼をさせていただきます。
これは依頼してあげます、という上から目線になってしまいます。
使うのであれば、ご依頼申し上げます。としましょう。
新規取引を諦めずにメールでお願いすること
メーカーが直接取引してくれるはずがないと思い込んでいる人は多いですが、実際には取引してくれるメーカーもあります。メーカーへの問い合わせ方法はシンプルです。電話かメールのどちらかです。メーカーとの取引は敷居が高く難しいのは事実ですが、それでもできないことはありません。諦めずに粘り強く交渉しましょう。メーカーにメールを送ることにはデメリットはありません。今回紹介した記事内容を生かし、メーカーへ積極的にメールで問合せしてみましょう。
