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発送連絡のメールは重要!顧客がリピーターになるメールの書き方

商品を販売・発送する場合は、発送直後に取引先に発送連絡をするのが一般的です。企業間の取引はもちろん、ヤフオク・メルカリなどを介した個人間取引でも発送連絡は欠かせません。

発送連絡をするだけで顧客は安心しますし、親切で丁寧なメッセージを送っていれば発送連絡だけで強固な信頼関係を築くこともできます。

今回は、顧客がリピーターになる発送連絡の書き方について解説します。

発送連絡メールの書き方

まず最初に、発送連絡で最低限書くべき情報と、基本的なメールの書き方について解説します。

メールの件名

発送連絡に限らず、メールの件名は本文の内容がひと目で分かるようなタイトルにしましょう。

発送連絡なら「○○発送のご連絡」「○○を発送いたしました」などの件名が良いでしょう。

商品名が長い場合は、「【会社名】発送のご案内(商品名)」というように会社名を頭に持ってきて、商品名を末尾に回すと件名がわかりやすくなります。会社名も長い場合は、会社名も末尾に持っていきましょう。

基本情報

発送連絡には少なくとも以下の事項は記載しておきましょう。

・商品名
・会社名
・商品の注文日時
・注文者の名前
・商品の発送日時
・商品の到着予定日時
・配送業者名
・お問い合わせ番号
・連絡先

お問い合わせ番号

商品を発送する際は、できるだけ追跡可能な配送方法を利用するようにしましょう。そして、発送連絡メールに商品追跡用のお問い合わせ番号と、配送業者のお問い合わせページのURLを併記しておくと親切です。

送料を購入者が負担する場合、追跡サービスが付かない安い配送方法を指定されることがありますが、追跡ができないと配送途中に商品が紛失した場合にトラブルとなります。

あらかじめ販売ページで配送方法の指定ができないことと、利用する配送業者を明記しておきましょう。

連絡先

また、何かトラブルがあった時のために、あなた、もしくはあなたの会社の連絡先を書いておきましょう。

電話番号とEメールアドレスの両方を記載しておくと良いでしょう。

発送連絡メールの例文

◆件名

株式会社〇〇 商品発送のご連絡(商品名:○○○○ 注文番号:○○○○)

◆本文

○○様。
株式会社○○の○○でございます。
いつも○○をご利用いただき、ありがとうございます。先日ご注文いただいた商品「○○」を○月○日付けで発送いたしましたのでご連絡申し上げます。

配送業者:○○
到着予定日時:○月○日○~○時
お問い合わせ番号(追跡番号):○○○○

商品の追跡URL
・日本郵便(ゆうパック)
 https://trackings.post.japanpost.jp/services/srv/search/input

・ヤマト運輸
 http://toi.kuronekoyamato.co.jp/cgi-bin/tneko

・佐川急便
 http://k2k.sagawa-exp.co.jp/p/sagawa/web/okurijoinput.jsp

商品の未着・返品・交換などは下記までお問い合わせください。

電話番号:0123456789
Eメール:○○@○○.com

注文内容の確認は弊社HPにログインして、注文履歴からご確認いただきますようよろしくお願いいたします。

——————–
注文番号:○○○○
注文日時:○月○日○時○分
購入者:○○○○様
——————–

ネットショップの連絡メール

ネットショップを運営していると、発送通知以外にも様々な連絡や確認をメールで行う必要があります。

メールの種類

ネットショップを運営していると必ず送ることになるメールは5種類あります。それぞれテンプレートを作っておくと作業を効率化できます。

◆注文確認メール
注文が確定した直後に送るメールです。これは自動送信するように設定しておきましょう。

◆決済方法メール
銀行振込やコンビニ支払いで決済する場合は、注文確認メールの後にお支払い情報を送信しましょう。支払い期限もきちんと明記しておきましょう。

◆入金確認メール
入金が確認できたら、すぐにその旨メールで伝えましょう。発送の準備よりも入金確認メールの方を優先して下さい。

◆発送連絡メール
前述のような文面で発送確認メールを出して下さい。

◆フォローメール
商品到着予定日時が経過した後は、無事商品が到着したかどうかの確認も含めてフォローメールを送ってください。フォローメールの中で商品レビューへの投稿も併せてお願いしておきましょう。

ヘッダー・フッターテンプレート

メールのテンプレートを作成する際は、メールを開いた瞬間に「あ!これは○○ショップのメールだ」と分かるようなオリジナルのヘッダーとフッターにしましょう。

発送前の確認(1)決済状況の確認

発送する前に、顧客の決済状況を必ず確認しておきましょう。

最近はクレジットカード決済を利用する人がほとんどですが、クレジットカードの利用期限を徒過していて決済ができないといったトラブルはよくあることです。

クレジットカード決済が正しく行われない場合は、購入者にすぐに連絡を入れましょう。

発送前の確認(2)商品の確認

また、商品発送前に品目・数量・色などに間違いがないか確認しましょう。

異なる商品を誤って発送してしまうと、当然苦情メールが届きます。そして、商品の返品・交換にかかる費用は全てあなたが負担することになります。余計な手間とコストをかけずに済むように、正しい商品か確認してください。

発送前の確認(3)パッケージの確認

また、同じ商品でもメーカーによってパッケージが変わる場合があります。

注文時と発送時で商品パッケージが変わっている場合は、発送連絡の際にその旨も通知しておきましょう。そうしておかないと、別の商品と勘違いされて返品されるおそれがあります。

発送前の確認(4)配達予定日時の確認

発送手続きをする際は、顧客の希望する日時に配達できるかよく確認しましょう。希望日時に配達できない場合は、いったん発送手続きを中断して、顧客に「商品は○月○日に到着予定です。ご希望に沿うことができず誠に申し訳ありませんが、こちらの配達日時でもよろしいでしょうか」と確認することをおすすめします。

イベントやパーティー用として、また誕生日プレゼントとして商品を購入した場合、希望日時に配達できないならキャンセルするという人は少なくありません。

確認しないまま発送してしまうと、後日クレームとともに返品されるおそれがあります。そうなれば、余計な手間とコストがかかります。

発送前の確認(5)キャンセルの有無の確認

また、ネットを通した売買では、注文後に気が変わったという理由でキャンセルされることがよくあります。

発送手続き前に、キャンセルの連絡が来ていないか必ず確認しておきましょう。

発送後にキャンセルが来ても対応できないため、注文確認メールで「発送後のキャンセルは致しかねます。予めご了承ください。」と伝えておきましょう。

発送前の確認(6)専用シール

配送業者によっては、配達日時や商品の種類によって専用のシールが必要な場合があります。

例えば、カンガルー便では土日祝日配達の場合は、日時指定だけでなく土日祝日専用シールを荷物に貼らなければいけません。

専用シールの種類や貼付の要否は業者によってまちまちなので、発送時によく確認しましょう。

発送前の確認(7)メーカー直送

自社製品ではなく、他社から仕入れて商品を発送する場合は、メーカー直送も考慮に入れましょう。

特に法人からの大量注文の場合は、メーカー直送の方がコストを削減できる場合が多いです。

発送連絡

上記の確認が全て完了したら、発送して発送連絡をしましょう。

個人間取引の発送連絡

ヤフオクやメルカリなどで販売した商品の場合も、発送後は発送連絡をするべきです。そのほうが、購入者の満足度が高まりますし、良い評価をもらえれば今後の販売もやりやすくなるからです。

個人間取引サイトの発送連絡は、ネットショップよりも簡単に済むので楽です。

発送連絡テンプレート

○○様。
お世話になります。○○です。
入金確認しました。
本日付けで商品「○○」を発送しました。
配送業者は○○です。
お問い合わせ番号は「○○」となっております。
到着予定日時は○月○日○時頃です。
よろしくお願いいたします。

簡単な文面で結構なので、購入者が知りたいと思っていることを洩れなく伝えるようにしましょう。

発送連絡のコツ

発送連絡に記載する到着予定日時は、実際の配達予定日時より2~3日遅くしておきましょう。こうしておけば、実際は配達が2〜3日遅れていても購入者にとっては予定通りに配達されたことになるのでクレームが来る心配はありません。むしろ良い評価をもらえる可能性が高いでしょう。

また、個人間取引では顧客は以下のような疑問や不安を抱えています。

・ちゃんと梱包してくれるのだろうか?
・本当に商品は発送されるの?
・商品が壊れていたらどうしよう…

店舗ではなく個人(素人)から商品を買うのですから、このような疑問や不安を抱くのは当然です。発送連絡ではこれらの疑問等をできるだけ解消するように努めましょう。

例えば、「緩衝材と防水袋に入れて丁寧に梱包しました」と記載するだけでも印象が良くなります。また、梱包直前の商品の状態を撮影した写真や、梱包後の写真を添付しておくとさらに好印象です。

発送連絡は大事

さすがにネットショップではあまり見かませんが、メルカリやヤフオクなどの個人間取引サイトには発送連絡をしない出品者がたまにいます。

「発送連絡なんかしなくても実際に発送したんだから文句無いでしょ」と言いたくなる気持ちはわかりますが、発送連絡をした方が出品者・購入者双方にとってメリットがあります。特に出品者側のメリットが大きいと言えます。

発送連絡をするだけで購入者からの印象は良くなります。逆に、発送連絡をしないと、それだけで印象が悪くなってしまいます。良い評価を稼ぎたい人は、発送連絡を忘れないようにしましょう。