商品発送の連絡メールは重要！ビジネスの場での返信例文を紹介

「取引先との連絡が苦手」
「取引メールのテンプレートが知りたい」
「発送連絡での注意点は？」

商品の発送連絡は、取引相手との信頼関係を築く為にビジネスのうえで重要なやり取りです。これは企業間の取引でも、フリマサイトなどの個人間の取引でも同様です。発送連絡を忘れた、メール内容に不備があった場合には、一気に信頼を失ってしまう可能性もあります。

この記事では信頼される発送連絡について以下の内容を解説します。

・発送連絡のメールの書き方
・発送連絡前の確認事項
・発送連絡のテンプレート

間違った発送連絡で取引相手との信頼を失わないよう、ぜひ参考にしていただけたら幸いです。

発送連絡メールの書き方

まず最初に、発送連絡で最低限書くべき情報と、基本的なメールの書き方について解説します。

メールの件名

発送連絡に限らず、ビジネスメールの件名は本文の内容がひと目で分かるようなタイトルにしましょう。

発送連絡なら「○○発送のご連絡」「○○を発送いたしました」などの件名が良いでしょう。

商品名が長い場合は、「【会社名】発送のご案内（商品名）」というように会社名を頭に持ってきて、商品名を末尾に回すと件名がわかりやすくなります。会社名も長い場合は、会社名も末尾に持っていきましょう。

基本情報

発送連絡には少なくとも以下の事項は記載しておきましょう。

・商品名
・会社名
・商品の注文日時
・注文者の名前
・商品の発送日時
・商品の到着予定日時
・配送業者名
・お問い合わせ番号
・連絡先

お問い合わせ番号

商品を発送する際は、できるだけ追跡可能な配送方法を利用するようにしましょう。そして、発送連絡メールに商品追跡用のお問い合わせ番号と、配送業者のお問い合わせページのURLを併記しておくと親切です。

送料を購入者が負担する場合、追跡サービスが付かない安い配送方法を指定されることがありますが、追跡ができないと配送途中に商品が紛失した場合にトラブルとなります。

あらかじめ販売ページで配送方法の指定ができないことと、利用する配送業者を明記しておきましょう。

連絡先

また、何かトラブルがあった時のために、あなた、もしくはあなたの会社の連絡先を書いておきましょう。

電話番号とEメールアドレスの両方を記載しておくと良いでしょう。

発送連絡メールの例文

◆件名

株式会社〇〇　商品発送のご連絡（商品名：○○○○　注文番号：○○○○）

◆本文

○○様。
株式会社○○の○○でございます。
いつも○○をご利用いただき、ありがとうございます。先日ご注文いただいた商品「○○」を○月○日付けで発送いたしましたのでご連絡申し上げます。

配送業者：○○
到着予定日時：○月○日○～○時
お問い合わせ番号（追跡番号）：○○○○

商品の追跡URL
・日本郵便（ゆうパック）
https://trackings.post.japanpost.jp/services/srv/search/input

・ヤマト運輸
http://toi.kuronekoyamato.co.jp/cgi-bin/tneko

・佐川急便
http://k2k.sagawa-exp.co.jp/p/sagawa/web/okurijoinput.jsp

商品の未着・返品・交換などは下記までお問い合わせください。

電話番号：0123456789
Eメール：○○@○○.com

注文内容の確認は弊社HPにログインして、注文履歴からご確認いただきますようよろしくお願いいたします。

——————–
注文番号：○○○○
注文日時：○月○日○時○分
購入者：○○○○様
——————–

ヤフオクの発送連絡で使えるテンプレ

ここではヤフオクで商品が落札された後の流れと、発送連絡用のビジネスメールのテンプレート（出品者側）を紹介します。落札後にスムーズな対応をすることで良い評価につながるだけでなく、リピーターになってくれる可能性も高まります。

初回の挨拶

商品が落札されたあとは、なるべく早めに返信するようにしてください。知らない相手との取引に不安を感じる人も多いので、安心してもらうためにも早めの連絡を心掛けましょう。

【例文】

初めまして、この度はご落札いただきありがとうございます。

短い間ですが、お取引終了まで宜しくお願い致します。

※簡単なメッセージでも、迅速な連絡は落札者に好印象を与えることができます。

支払い確認

落札者からお支払い完了連絡が届いたら、入金確認をしたことと発送予定日時を伝えます。ネットショップと違い、ヤフオクでは基本的に個人間でのやり取りになります。そのため落札者は、支払った後もきちんと発送してもらえるのか、発送されるのはいつ頃になるんだろうと、不安に感じている人も多いです。

その不安を取り除いてあげるためにも、入金が確認されたことと、発送予定日を早めに伝えてあげましょう。

【例文】

お世話になっております。

お支払いを確認致しました、ご対応いただきありがとうございます。

商品の発送は〇〇頃の予定です。

発送手続きが完了しましたら、改めてご連絡させていただきます。

発送連絡

発送手続きが完了すると、配送業者で発送する商品が登録されます。発送登録が完了すると、落札者に自動で発送連絡がされます。ただし自動の発送連絡は、半日から長いと3日程度かかることがあります。

発送手続き完了後、早めに発送完了の連絡をしたい場合は、取引ナビを表示して「発送連絡をする」のボタンを押すと手動でも発送連絡ができます。追跡番号やお問い合わせ番号など、配送状況を確認する情報がある場合は、そちらの番号を入力して発送連絡を完了します。

発送連絡ボタンで連絡が完了すると、落札者側の取引ナビ上に「配送方法・お問合わせ番号」の連絡が届きます。

発送連絡を取引ナビのメッセージで行うと、2重で連絡することになり、これをうっとうしいと感じる落札者もいます。

相手を不快にさせないように、発送連絡については発送連絡ボタンで通知する程度にしておくのがおすすめです。

評価

評価連絡はヤフオク側でビジネスメールのテンプレートを用意してくれています。
しかし、用意されたメッセージだけだと相手に冷たい印象を与えてしまう場合があります。

リピーターになってもらうには、用意されたテンプレートをそのまま使うのではなく、購入してくれたことへの感謝と、スムーズな取引対応をしてくれたことへの感謝を「自分の言葉」で伝えましょう。

【例文】

改めまして、この度はご落札くださりありがとうございます。

またスムーズなお取引対応にも感謝致します。

また機会がありましたら、宜しくお願い致します。

※例文を参考に、落札者への感謝の気持ちを伝えましょう。

ネットショップの連絡メール

ネットショップを運営していると、発送通知以外にも様々な連絡や確認をメールで行う必要があります。

メールの種類

ネットショップを運営していると必ず送ることになるビジネスメールは5種類あります。それぞれテンプレートを作っておくと作業を効率化できます。

◆注文確認メール
注文が確定した直後に送るメールです。これは自動送信するように設定しておきましょう。

◆決済方法メール
銀行振込やコンビニ支払いで決済する場合は、注文確認メールの後にお支払い情報を送信しましょう。支払い期限もきちんと明記しておきましょう。

◆入金確認メール
入金が確認できたら、すぐにその旨メールで伝えましょう。発送の準備よりも入金確認メールの方を優先して下さい。

◆発送連絡メール
前述のような文面で発送確認メールを出して下さい。

◆フォローメール
商品到着予定日時が経過した後は、無事商品が到着したかどうかの確認も含めてフォローメールを送ってください。フォローメールの中で商品レビューへの投稿も併せてお願いしておきましょう。

ヘッダー・フッターテンプレート

メールのテンプレートを作成する際は、メールを開いた瞬間に「あ！これは○○ショップのメールだ」と分かるようなオリジナルのヘッダーとフッターにしましょう。

発送前の確認（1）決済状況の確認

発送する前に、顧客の決済状況を必ず確認しておきましょう。

最近はクレジットカード決済を利用する人がほとんどですが、クレジットカードの利用期限を徒過していて決済ができないといったトラブルはよくあることです。

クレジットカード決済が正しく行われない場合は、購入者にすぐに連絡を入れましょう。

発送前の確認（2）商品の確認

また、商品発送前に品目・数量・色などに間違いがないか確認しましょう。

異なる商品を誤って発送してしまうと、当然苦情メールが届きます。そして、商品の返品・交換にかかる費用は全てあなたが負担することになります。余計な手間とコストをかけずに済むように、正しい商品か確認してください。

発送前の確認（3）パッケージの確認

また、同じ商品でもメーカーによってパッケージが変わる場合があります。

注文時と発送時で商品パッケージが変わっている場合は、発送連絡の際にその旨も通知しておきましょう。そうしておかないと、別の商品と勘違いされて返品されるおそれがあります。

発送前の確認（4）配達予定日時の確認

発送手続きをする際は、顧客の希望する日時に配達できるかよく確認しましょう。希望日時に配達できない場合は、いったん発送手続きを中断して、顧客に「商品は○月○日に到着予定です。ご希望に沿うことができず誠に申し訳ありませんが、こちらの配達日時でもよろしいでしょうか」と確認することをおすすめします。

イベントやパーティー用として、また誕生日プレゼントとして商品を購入した場合、希望日時に配達できないならキャンセルするという人は少なくありません。

確認しないまま発送してしまうと、後日クレームとともに返品されるおそれがあります。そうなれば、余計な手間とコストがかかります。

発送前の確認（5）キャンセルの有無の確認

また、ネットを通した売買では、注文後に気が変わったという理由でキャンセルされることがよくあります。

発送手続き前に、キャンセルの連絡が来ていないか必ず確認しておきましょう。

発送後にキャンセルが来ても対応できないため、注文確認メールで「発送後のキャンセルは致しかねます。予めご了承ください。」と伝えておきましょう。

発送前の確認（6）専用シール

配送業者によっては、配達日時や商品の種類によって専用のシールが必要な場合があります。

例えば、カンガルー便では土日祝日配達の場合は、日時指定だけでなく土日祝日専用シールを荷物に貼らなければいけません。

専用シールの種類や貼付の要否は業者によってまちまちなので、発送時によく確認しましょう。

発送前の確認（7）メーカー直送

自社製品ではなく、他社から仕入れて商品を発送する場合は、メーカー直送も考慮に入れましょう。

特に法人からの大量注文の場合は、メーカー直送の方がコストを削減できる場合が多いです。

発送連絡

上記の確認が全て完了したら、発送して発送連絡をしましょう。

おてがる配送の発送連絡機能を解説

商品をおてがる配送で発送した場合、ヤマト運輸や郵便局でバーコードの読み取り後に、自動で落札者に発送連絡がされますが、取引ナビに表示される「発送連絡をする」のボタンを押し、手続きを行うと手動で発送連絡することもできます。
自動で発送連絡されるものを手動で行うメリットを以下で解説します。

発送連絡待ちが解消される

発送手続き完了後、自動的に落札者に発送連絡される「おてがる配送」は、追跡番号やお問い合わせ番号なども自動で反映されます。非常に便利ですが、場合によっては実際に発送連絡されるまでに時間がかかり、発送連絡待ちの状態になることがあります。

コンビニ等で発送手続きをした際、すでに受け取りに来る配送会社がその日の集荷を終えてしまっている場合、次の集荷まで商品が保管されます。そのため手続きが完了しているのに発送連絡がされず、歯がゆい気持ちになっていたという出品者の意見が多く聞かれます。

対策として、自動の発送連絡が遅くなりそうな場合は、取引ナビに表示される「発送連絡をする」ボタンを押して落札者に通知してください。手動で発送連絡ボタンを押すと、自動の発送連絡よりも早く発送連絡が可能です。

※注意点
発送連絡ボタンを誤って押して画面が切り替わってしまうと、配送コードの再発行はできません。必ず商品発送後にボタンを押すようにしましょう。

個人間取引の発送連絡

ヤフオクやメルカリなどで販売した商品の場合も、発送後は発送連絡をするべきです。そのほうが、購入者の満足度が高まりますし、良い評価をもらえれば今後の販売もやりやすくなるからです。

個人間取引サイトの発送連絡は、ネットショップよりも簡単に済むので楽です。

発送連絡テンプレート

○○様。
お世話になります。○○です。
入金確認しました。
本日付けで商品「○○」を発送しました。
配送業者は○○です。
お問い合わせ番号は「○○」となっております。
到着予定日時は○月○日○時頃です。
よろしくお願いいたします。

簡単な文面で結構なので、購入者が知りたいと思っていることを洩れなく伝えるようにしましょう。

発送連絡のコツ

発送連絡に記載する到着予定日時は、実際の配達予定日時より2～3日遅くしておきましょう。こうしておけば、実際は配達が２〜３日遅れていても購入者にとっては予定通りに配達されたことになるのでクレームが来る心配はありません。むしろ良い評価をもらえる可能性が高いでしょう。

また、個人間取引では顧客は以下のような疑問や不安を抱えています。

・ちゃんと梱包してくれるのだろうか？
・本当に商品は発送されるの？
・商品が壊れていたらどうしよう…

店舗ではなく個人（素人）から商品を買うのですから、このような疑問や不安を抱くのは当然です。発送連絡ではこれらの疑問等をできるだけ解消するように努めましょう。

例えば、「緩衝材と防水袋に入れて丁寧に梱包しました」と記載するだけでも印象が良くなります。また、梱包直前の商品の状態を撮影した写真や、梱包後の写真を添付しておくとさらに好印象です。

ヤフオクでの発送連絡には期限がある

落札された商品は、商品の支払いから7日以内に発送してください。支払いから8日経過してしまうと、落札者側が支払いをキャンセルすることができます。

また、発送連絡をしないまま14日が経過すると、自動的に支払いがキャンセルされます。商品が落札されたら、忘れないうちに早めの「連絡・発送」を行いましょう。

おてがる配送（ヤマト運輸）の発送連絡が遅れる原因と対策

落札者からの支払い連絡後、すぐに発送手続きしたのになかなか発送連絡されない……

迅速に対応したのに何故こんなことが起きてしまうのでしょうか。

ここでは発送連絡が遅れる原因と対策について詳しく解説します。

原因

発送連絡が遅れる原因は、商品を持ち込んだ場所が関係しています。
「おてがる配送（ヤマト運輸）」の発送通知が自動で行われるのは、ヤマトの営業所で登録作業が完了してからになります。

そのため、商品を持ち込んだのがコンビニだった場合は、集荷されてからヤマトの営業所で登録されるまでのタイムラグが発生します。

もし商品をコンビニに持ち込んだタイミングが、その日の集荷が終わった後だった場合、登録完了までにかなり時間がかかってしまいます。また、お中元やお歳暮などの繁忙期には、さらに登録まで時間がかかる可能性があります。

コンビニで発送手続きをした場合は、上記の理由により発送連絡の遅れが発生する可能性があるので注意が必要です。

対策

なるべく早めに発送連絡をしてもらうには、コンビニではなく直接ヤマトの営業所に持ち込むのがおすすめです。コンビニの集荷待機時間がなくなるので、発送連絡までの時間を短縮できる上、単純に購入者の手元に早く届く可能性が上がります。

近くにヤマトの営業所が無い等で持ち込みが難しい場合は、取引ナビから発送連絡ボタンを押すと手動で発送連絡することができます。
コンビニで商品の発送手続きが完了したら「発送連絡ボタン」を押して、早めに落札者に連絡するようにしましょう。

発送連絡は大事

さすがにネットショップではあまり見かませんが、メルカリやヤフオクなどの個人間取引サイトには発送連絡をしない出品者がたまにいます。

「発送連絡なんかしなくても実際に発送したんだから文句無いでしょ」と言いたくなる気持ちはわかりますが、発送連絡をした方が出品者・購入者双方にとってメリットがあります。特に出品者側のメリットが大きいと言えます。

発送連絡をするだけで購入者からの印象は良くなります。逆に、発送連絡をしないと、それだけで印象が悪くなってしまいます。良い評価を稼ぎたい人は、発送連絡を忘れないようにしましょう。