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【例文付き】ネットショップ運営お礼状の書き方を徹底解説

この記事では、ネットショップ運営に欠かせない、お礼メールの書き方について解説します。すぐに使えるメール例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

お礼状の書き方

ネットショップで買い物をした際に、お礼状やお礼メールをもらった経験を持つ人もいるでしょう。簡単な文面でもお礼状があるとリピーターに直結しやすい傾向があります。自分が運営するネットショップでも、お礼状システムを導入しませんか。ここでは、お礼状を書くときのポイントを2つ、お伝えします。

お礼状を書くコツ

お礼状を書くコツは、相手が目の前にいると想像することです。文章に書き起こそうとすると筆が止まってしまう人でも、対面ならすらすらと言葉が出てくる場合もあります。お客様が目の前で商品を買ってくれたとしたら、あなたはどんな言葉でお礼を伝えるでしょうか。細かな文法などは気にせず、まずは話し言葉で伝えたいことをまとめてみてください。

お礼状に書く内容

お礼状に書く内容は、下記のとおりです。

・あいさつ文
・自己紹介
・商品紹介
・買ってもらった商品の使い方説明
・インスタやブログなどの宣伝

運営しているネットショップにレビュー機能があるようなら、レビュー投稿をお願いしても良いでしょう。自発的にレビューを書いてくれるお客様はそう多くありませんが、投稿を促す文面を送ることで行動に移してもらえる可能性は高まります。

お礼状を送ることによる2つのメリット

ここでは、お礼状を送ることで得られるメリットを、2つ紹介します。

お店の印象を良くする

お礼状を送ることで、お店の印象を良くする効果が得られます。売った後に音沙汰なくなってしまう店よりも、アフターフォローがしっかりしている店のほうが印象が良くなるのは当然です。
お礼状には、商品を買ってもらったことのお礼と、商品に不具合があった場合には知らせてほしい旨を書き添えましょう。それによって、お客様は「感じの良い店」「商品のアフターフォローがある店」という印象を持ちます。

お客様がリピートしたいと感じるお店は、接客対応が良い店です。どんなに商品が素晴らしくても、対応が悪ければリピート利用の可能性は弱まってしまいます。お店の印象アップと、お店のファンを増やすためにも、お礼状を送りましょう。

信頼関係を築ける

メリットのふたつめは、お礼状によってお客様との信頼関係を築けることです。お礼状は、対面での挨拶に近い効能を持ちます。一度しか挨拶を交わしていない人よりも、何度も挨拶をして会話を重ねた人のほうが、信用度が高まります。

また、購入を決める前は頻繁に来ていた営業マンが、商品を買った途端に挨拶に来なくなったら感じが悪いでしょう。ネットショップでも同じです。お客様との会話の回数を多くして、深い関係を築きましょう。

コンタクト回数が多くなるほど、お客様との信頼関係が、より強固なものになります。

お礼メールの書き方と意識するべきポイント

お客様に良い印象を与える効果があり、信頼関係も築けるお礼状ですが、書き方を間違えてしまえば効果が半減してしまいます。ここでは、お礼メールの書き方や、意識すべきポイントについて解説します。

件名だけで内容がわかるように書く

件名の付け方は、非常に重要です。ショップ名のみ、またはお礼のみの件名は、迷惑メールと誤認されやすい傾向にあります。メールを開かなくても、「どこから」「どんな目的で」送られたメールかがわかるようにしましょう。

《NG例》

・この度はお買い上げありがとうございました
・ネットショップ〇〇です
・商品購入のお礼

《OK例》

・【ネットショップ〇〇】商品購入のお礼
・【ネットショップ〇〇】この度は〇〇のお買い上げありがとうございます

ネットショップ名が長いと、用件が入りきらない場合があります。その場合は、表示範囲を確認した上で、用件のあとにネットショップ名を書くなどの配慮が必要です。メールの差出人名表示を、ショップ名に変更しておくことも有効です。

注文内容の確認も兼ねた内容にすると親切

注文が入ったタイミングでお礼メールを送る場合には、注文内容の確認も兼ねた内容に仕上げましょう。書く内容としては以下のようなものが挙げられます。

・注文商品名
・注文個数
・購入金額
・送料
・合計金額
・決済方法
・商品発送までにかかる日数の目安

注文内容に関する問い合わせガイドを設けると、なお親切です。ネットショップでは、注文から商品の受け取りまでに時間がかかります。できる限りこまめにメールを送り、発送までの進捗情報を共有しましょう。お礼とともに、このようなフォローがあることで、お店の信用度は高まります。

商品発送後にお礼メールを送る場合には、アフターフォローを意識した内容にします。下記のような内容を書き添えておくと、親切です。

・商品の使い方
・商品のお手入れ方法
・おすすめの使用方法やコーディネート例
・不具合があった場合の連絡先

お礼メールを書くときの注意点

お礼メールを書くときは、「簡潔にわかりやすく」が鉄則です。丁寧な言葉遣いにすることは大切ですが、聞き慣れない丁寧語を使う必要はありません。

最低限のマナーをわきまえながら、お客様になじみのある言葉でわかりやすく書くことを心がけましょう。

ここでは、お礼メールを書くときの注意点を5つ紹介します。

他のメールと基本フォーマットを揃えておく

お礼メールとその他のメールに統一感をもたせましょう。以下のように、送るシーンによって文体が異なると、不自然な印象を与えてしまいます。

《NG例》

・注文確認メール「この度は、ご購入いただき誠にありがとうございます」
・お礼メール「こんにちは(^o^)先日お買い上げいただいた商品は、無事手元に届きましたか?」

メールの件名、内容ともに、ひと目でどのネットショップから届いたものかがわかるよう、統一感をもたせましょう。担当者によって言葉使いが変わることがないよう、基本フォーマットを作って保存しておくことをおすすめします。

《フォーマット作成時のポイント》

・ヘッダー、フッターをあらかじめ用意しておく
・お客様の名前は、名字のみで記入するかフルネームで記入するか決めておく
・担当者の名前の入れ方を決めておく→ショップ名のみ、メール送信者のフルネームなど
・「ご購入」と「お買い上げ」など、意味が同じ言葉はひとつに統一する

ひと目でわかる件名を提示する

メールの詳細を表示せずとも、件名の全文が見えるように文字数を考えましょう。メールの件名は、わかりやすさが大切です。
また件名の文字数は、20~25文字程度に収めるのがおすすめです。件名表示に関しては、視認性を優先させましょう。スマホとパソコンでは表示に違いがあるため、本文に関しても文字数の制約はマストです。

また、メールの件名に送信者名を入れるだけでなく、差出人名もショップ名にしておくと親切です。差出人名を設定しておくと、受信者側がアドレス帳に追加していない状態でも、送信者側が設定した名称で表示されます。ひと目でどこの店から届いたメールかがわかるので、迷惑メールと間違えられてしまう可能性が下がります。

スマホで見られることも意識して書く

近年は、スマホでネットショッピングを楽しむ人が増えています。メールを送るときには、スマホでもパソコンでも見やすい表記にすることが大切です。パソコンメールでの見た目を重要視して、文章の途中で改行を入れると、スマホでは非常に見づらいです。
文章が長くなってしまうようなら、一度句点を入れて文章を区切りましょう。一文を35文字以内に抑え、句点のタイミングで改行を入れると見やすくなります。

メールの書き方で他社と差別化をはかる

メールの書き方や言葉遣いには、個性が現れます。言葉遣いや書き出しにこだわって、ショップのブランドイメージを作り上げましょう。高級デパートの接客と商店街の接客が違うように、ターゲットが違えば適切な言葉遣いも変わります。

「自身のネットショップにどのような印象を持ってもらいたいか」「ショップのターゲット層に喜ばれる言葉遣いはどのようなものか」を考え、基本フォーマットを作成してください。

また、「様」と「さま」、「有難う御座います」と「ありがとうございます」のように、漢字でもひらがなでも表記できる言葉があります。全体の見やすさを確認しながら、あえてカタカナやひらがなで表記するのも気遣いです。

一般的に、漢字の割合が多すぎる文章は読みにくいです。ショップイメージを貫くことも大切ですが、お客様第一の精神は忘れないようにしましょう。

機種環境依存文字は使用しない

丸囲み文字や電話の絵文字など、一部のデバイスでしか閲覧ができない環境依存文字は、メールに使用しないようにしましょう。

パソコンなどで変換をする際に「機種環境依存文字」と分類されるものです。お客様が使用するデバイスによっては、文字化けして判読できない恐れがあります。

ネットショップで使えるメール例文

最後に、ネットショップで実際に使えるメール例文をお伝えします。サービス内容やショップコンセプトによって書き換えは必要になりますが、基本的な内容は網羅しています。ここで紹介する例文を参考に、自身のショップのフォーマットを作り上げてください。

注文確認メール

件名:【ショップ名】この度はご注文ありがとうございます

〇〇様

お世話になります。ショップ名の〇〇と申します。
この度は、当店の商品をお選びいただきありがとうございます。

注文が確定いたしましたので、ご連絡いたしました。
今回のご注文内容は、以下のとおりです。
お手数をおかけいたしますが、内容に間違いがないか、今一度ご確認をお願いいたします。

もし、注文に心当たりが無い場合には、以下までご連絡ください。
《ショップの連絡先を記載》

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[注文受付番号]

[注文日時]

[ご注文者様]

[支払い方法]

[商品名]
[数量]
[送料]
[合計金額]

[配送先住所]
[受け取り人名]
[配送日時指定]

--------------------------

日時指定を頂いていない場合、最短での発送となります。
入金の確認がとれましたら、改めてご連絡いたします。
引き続き、よろしくお願いいたします。

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ネットショップ名:
ショップURL:
連絡先:

運営会社:
住所:
電話番号:
FAX:

営業時間:

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《作成のポイント》

リピーター相手の場合には、「お世話になります」の部分を、「お世話になっております」または「いつもありがとうございます」に変えます。また、決済方法についての説明や注意事項があれば、それについても記載しましょう。

入金確認時のメール

件名:【ショップ名】入金を確認いたしました

〇〇様

お世話になっております。ショップ名の〇〇です。
この度は、当店の商品をご購入いただきありがとうございます。

入金を確認しましたので、ご連絡させていただきました。
これより発送準備に入ります。
配送手配完了後にあらためてご連絡いたしますので、今しばらくお待ちください。

今回のご注文内容は以下のとおりです。

--------------------------

[注文受付番号]

[注文日時]

[ご注文者様]

[支払い方法]

[商品名]
[数量]
[送料]
[合計金額]

[配送先住所]
[受け取り人名]
[配送日時指定]

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この度は、○○ショップをご利用いただきありがとうございました
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ネットショップ名:
ショップURL:
連絡先:

運営会社:
住所:
電話番号:
FAX:

営業時間:

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《作成のポイント》

どの注文の処理が完了したかわかりやすいよう、再度注文情報を記載します。追跡可能な発送方法をするのであれば、「問い合わせ番号は後ほど連絡します」との文言を入れておくと親切です。

商品発送完了メール

件名:【ショップ名】商品の発送が完了いたしました

〇〇様

お世話になっております。ショップ名の〇〇です。
この度は、当店の商品をご購入いただきありがとうございます。

本日、商品発送が完了しましたので、ご連絡申し上げます。
配送業者と問い合わせ番号は以下のとおりです。

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[配送業者]
[問い合わせ番号]
[日時指定]

※問い合わせ番号を確認するタイミングによっては、指定番号がシステムに反映されていないことがございます。
その場合は、時間をおいてから再度お試しいただくようお願いいたします。
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今回のご注文内容は以下のとおりです。

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[注文受付番号]

[注文日時]

[ご注文者様]

[支払い方法]

[商品名]
[数量]
[送料]
[合計金額]

[配送先住所]
[受け取り人名]
[配送日時指定]

--------------------------

商品到着まで、今しばらくお待ちください。
この度は、○○ショップをご利用いただきありがとうございました。

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ネットショップ名:
ショップURL:
連絡先:

運営会社:
住所:
電話番号:
FAX:

営業時間:

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《作成のポイント》

配送業者の追跡用URLをメール文面に貼り付けるか、配送業者名にリンクを付けておくと親切です。お客様がメールから直接配送状況を確認できるシステムにしておきましょう。

商品欠品時のお詫びメール

件名:【ショップ名】商品欠品のお詫びと注文キャンセルに関して

〇〇様

お世話になっております。ショップ名の〇〇です。
この度は、当店のご利用誠にありがとうございます。

大変申し訳ないのですが、ご注文いただいた商品を確認したところ、メーカー生産終了の一報が入りました。
同一商品のご用意ができないため、今回の注文に関してはキャンセルとさせていただきます。
せっかくご注文いただいたにもかかわらず、ご希望に添えず大変申し訳ございません。

クレジット決済でお支払いいただいた代金につきましては、請求取り消しの手続きをおこないます。
代金が引き落とされることはありませんので、ご安心ください。

今回のご注文内容は以下のとおりです。

--------------------------

[注文受付番号]

[注文日時]

[ご注文者様]

[支払い方法]

[商品名]
[数量]
[送料]
[合計金額]

[配送先住所]
[受け取り人名]
[配送日時指定]

--------------------------

ご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした。
今後は再発防止に務め、販売の際には十分注意をさせていただきます。

この度は、数あるショップの中からお選びいただき、誠にありがとうございました。
また機会がありましたら、よろしくお願いいたします。

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ネットショップ名:
ショップURL:
連絡先:

運営会社:
住所:
電話番号:
FAX:

営業時間:

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《作成のポイント》

欠品が起きた背景を説明し、謝罪をします。お詫びの言葉は、一度だけではなく、複数回使用して構いません。丁寧な言葉遣いで、誠実な対応を心がけてください。マイナーチェンジなどが理由で型番違いといった代替商品があるなどの情報をお伝えしてもよいでしょう。

商品発送遅延時のお詫びメール

件名:【ショップ名】商品の発送に遅延が発生しております

〇〇様

お世話になっております。ショップ名の〇〇です。
この度は、当店の商品をご購入いただきありがとうございます。

先日発送させていただいた商品に関して、発送に遅延が生じているため、ご連絡させていただきました。
【遅延の理由】が原因と考えられます。

お急ぎのところ大変申し訳ございませんが、ご理解いただけますと幸いです。
なお、お品物は当店から〇月〇日に出荷済みでございます。お手元に届くまで今少しお待ちくださいませ。

配送業者と問い合わせ番号は以下からご確認いただけます。

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[配送業者]
[問い合わせ番号]
[日時指定]

※問い合わせ番号を確認するタイミングによっては、指定番号がシステムに反映されていないことがあります。
その場合は、時間をおいてから再度お試しいただくようお願いいたします。
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今回のご注文内容は以下のとおりです。

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[注文受付番号]

[注文日時]

[ご注文者様]

[支払い方法]

[商品名]
[数量]
[送料]
[合計金額]

[配送先住所]
[受け取り人名]
[配送日時指定]

--------------------------

商品到着まで、今しばらくお待ちください。
引き続き、よろしくお願いいたします。

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ネットショップ名:
ショップURL:
連絡先:

運営会社:
住所:
電話番号:
FAX:

営業時間:

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《作成のポイント》

遅延が発生しているとわかった時点で、メールを送るのが望ましいです。ショップの責任ではありませんが、お詫びの言葉があると印象が良いです。

まとめ

ネットショップは、お互いの顔が見えない状態で接客をおこないます。メールから受ける印象ですべてが決まるといっても過言ではありません。言葉遣いやマナーだけでなく、メールを送る回数も重要です。
注文を受けてから商品到着後まで、こまめなフォローを心がけましょう。

また、コピペされた文章が中心のお礼メールでは、お客様の関心も薄れてしまいます。お客様の名前を入れる、購入商品に合わせた文章を入れるなど、心が伝わるお礼文に仕上げるのがポイントです。