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相殺処理って何?仕入れの際の相殺の意味とその処理について

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仕入れや販売など、お金のやり取りをその都度やり取りしていると、請求書や納品書のやり取りが煩雑になりがちです。

いつも同じ取引先とやり取りしているのであれば、相殺処理いう便利な仕訳方法を活用することができます。

ただしいくつか注意するべき点もあります。

仕訳の際混乱しがちな売掛金と買掛金の違い、そして相殺して入金処理を行う際、どう帳簿に明記するのかその方法を詳しくご紹介します。

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ビジネスに必須!簿記の基本・仕分けのルールを覚えよう

お金のやり取りが発生する商売において、また税務署への申告にも必要となる帳簿の記入において、簿記の基本は必須です。

お金の流れを理解するためにも、まずは簿記の基本ルールを覚えましょう。

勘定科目とは?どんなものがあるの?

帳簿をつける場合、パソコンショップだとパソコンを販売、スーパーだと野菜や肉などを販売していますので、それぞれの商品名で帳簿をつけると分からなくなってしまいます。

そのため、誰が見ても分かるように共通の名称で記入することが基本です。

この名称のことを「勘定科目」といいます。

いくつかご紹介すると、何か購入する際に使うお金は「現金」、レジスターや机、エアコンなど仕事に必要なものは「備品」、電話は備品ですが、電話をかける際に必要となる料金は「通信費」、営業や配達に使う自動車やオートバイがあれば、これは備品ではなく「車両運搬具」と表記します。

こうすることで、会社の中でのお金の流れがすぐに分かるようになっています。

相殺処理に必要な勘定科目については、また改めてご説明しますので、ここでは帳簿を記入する際には、勘定科目をまず覚える必要があることを知っておいてください。

負債は借金ではなく負の財産

商売をする際、例えば会社を建てる時などは、銀行でお金を借り入れます。

また仕入れをする時に使うクレジットカードも、一時的ですが未払いの状態なので、これも借金です。

こういった商売に必要なお金で、将来的には支払わなければならないお金のことを負債といいます。

これらの負債は、会社が負っている債務ではありますが、それと引き換えに仕入れた商品などが手元にありますので、会社にとっては財産に含まれます。

そのため、これらの負債にも勘定科目があり、「借入金」や「買掛金」といった名称がそれぞれついています。

仕分けの基本!借方と貸方とは

簿記では、必ずお金が動く時には、それと同じ額の勘定科目が発生すると考えます。

そのため、常に勘定科目が発生した時に、それが資産(借方)になるのか、負債・純資産(貸方)になるのかを理解しておかなければなりません。

例えば、5,000円の仕入れを現金でしたとします。

この場合増えた資産は5,000円分の商品なので、

仕入5,000/現金5,000

となります。

現金は仕入れ分純資産が減ったということです。

そして商品の売上げが現金で20,000円入ってきた場合、仕訳は、

現金20,000/売上20,000

となります。

現金が増え、その分会社の資産も増えているのでこのような仕訳になるのです。

常に資産である借方と、負債・純資産の貸方はイコールになるということを、まずは覚えてください。

お金のやり取りの多くは「掛け取引」?

掛け取引」とは簡単にいうと「ツケ払い」のことです。

取引をしている会社とで、何度も取引があり、「この会社はきちんと代金を支払ってくれる」と信頼関係ができると「掛け取引」が可能になります。

つまり商品を先に渡し、代金は後日回収に伺いますので支払ってください、という約束で取引をするものです。

この場合、商品のやり取りの際には現金が発生しません。

ただし帳簿上では、現金でやり取りをしているのと同じように、取引については記入しなければなりません。

こういった掛け取引の場合、取引先の名前で「得意先元帳」という帳簿を作り、そちらにも記入して管理します。

帳簿における「掛け」とは?

「掛け」(=ツケ払い)は、大きな金額が動く企業間の取引では一般的です。

一般の消費者である私たちは、スーパーやコンビニなどで商品を購入する際、その都度支払います。

ただし企業間だと何百万という現金を、取引の度にやり取りしていたら、その手間もかかりますしセキュリティ面でも大変です。

そのため支払いの期限を前もって決めておき、その間に行った取引を記録して、後日回収、もしくは支払いをする「掛け」による取引をしているのです。

この掛けには「売掛金」と「買掛金」という2つの勘定科目があります。

売掛金は「売る側」の債権のこと

売掛とは、商品を相手に渡しますが、その時点ではお金を受け取らず、掛けにすることをいいます。

ただし商品のやり取りはしていますので、その代金は一時的に「売掛金」となります。

つまり売掛金とは、商品を販売した側が、将来的に受け取ることになる売上債権ということです。

通常は取引の度にお金をやり取りしますが、毎回お金を振り込んだり振り込んでもらったりといったことになると、振込手数料などがその都度かかります。

売掛にしておけば、代金の支払いはまとめてになるので、振り込む手間や手数料を減らすというメリットがあります。

買掛金は「買う側」の債権のこと

買掛金は、商品を購入する際に先に商品を受け取り、代金は後で支払うことをいいます。

つまり商品を購入した側が、将来的に支払うべき債権のことになります。

こういった支払いがその場で発生しない取引については、「ツケで仕入れをする」または「掛けで仕入れをする」といった言い方をしますが、帳簿上では「買掛金」という勘定科目になります。

売掛金とは逆の仕訳になりますが、売掛金と同じ掛取引です。

売掛金と同じく、期限を決めて支払いをすることで、振込の手間や手数料を削減できるメリットがあります。

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掛けが発生した時の仕分けの方法

現金でのやり取りの場合は、先にご紹介したように、支払いで減る現金や、売上げで資産が増える現金という仕訳になりましたが、掛けの場合はどのように仕訳をすればいいのでしょうか。

ここでは「売掛金」「買掛金」という勘定科目を使った掛け取引の帳簿の記入の仕方を、詳しくご紹介します。

商品を掛けで仕入れた時の仕訳について

商品を仕入れした時の仕訳は、現金であれば、5,000円の商品を仕入れた場合、

仕入5,000/現金5,000

となりました。

今回は現金ではなく、掛けで購入したとします。

つまり現金は動いていないので、支払いは「買掛金」となります。

仕訳は、

仕入5,000/買掛金5,000

となります。

つまり仕入れが資産として増加したと同時に、買掛金という負債が増えたということになります。

商品を掛けで相手に売った時の仕訳について

今度は逆に、掛けで相手に商品を売った側の仕訳について見ていきましょう。

5,000円の商品を販売し、代金は現金でもらった場合は、

現金5,000/売上5,000

という仕訳になりますが、今回は代金は掛けになっていますので、

売掛金5,000/売上5,000

となります。

つまり商品を販売した時点では、実際の資産は増えていませんが、将来的には入金されますので、入る見込みの売上ということでこの仕訳になります。

買掛金と売掛金が支払われる時の仕訳

買掛金は「支払うべき義務のある債権」で、売掛金は「受け取るべき権利のある債権」ということはお分かりいただけたかと思います。

それでは実際にこれらの債権が支払われた時には、どのような仕訳になるのかを見ていきましょう。

掛けで5,000円の商品を購入した側は、現金で代金を支払った場合、

買掛金5,000/現金5,000

となり、負債が0になりました。

一方代金を受け取った側は、

現金5,000/売掛金5,000

となりますので、売上が増えました。

これで掛けはどちらも0になります。

これが掛け取引の仕訳の基本となります。

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売掛金と買掛金の処理を効率的にする「相殺処理」の方法

掛けの取引は、お互いがそれぞれの義務や権利を理解した上で行う取引ですが、先にご紹介したような掛けのやり取りをして、その都度期限が来たら現金で支払うという方法は、金額が大きくなるとかなり面倒です。

そこで効率的にお互いがやり取りするために、便利な方法として「相殺処理」というものがあります。

毎回同じところとやり取りをしている場合、金額は違っても毎回同じやり取りをしていると、「これ支払った?」「もうもらったんじゃないの?」となります。

それに加え、大きな金額を現金でやり取りするのも大変です。

「相殺処理」とはどんなものなのか、またその処理の方法について、詳しくご紹介します。

相殺処理とはどんな方法?

相殺処理とは、取引をしている同一の企業と自社、双方で発生している債務を、同じ額だけ消滅させる処理のことをいいます。

相殺処理では、現金が発生するわけではありませんが、会計上では負債を減らすことになります。

つまりお互いに負債を減らすことになるだけでなく、売上回収の手間もなくなるので、お互いにメリットが大きい処理といえます。

相殺処理の仕訳の方法

掛け取引をしている相手が同じである場合に、相殺処理が可能です。

例えば30,000円の商品を取引しているA社があるとします。

そこから仕入れもしていますが、こちらの商品も購入してもらっている場合、仕訳は以下のようになります。

A社から30,000円の商品を仕入れて、その支払いを掛けにした場合、

仕入30,000円/買掛金30,000

という仕訳になります。

そして同じように今度はA社に30,000円の商品を販売し、その代金は後日支払う掛けにしたとします。

仕訳は、

売掛金30,000/売上30,000

となります。

つまり同じA社にツケで支払う代金と、ツケにして回収する代金があるということです。

今回これがどちらも同じ30,000円なので、将来支払うべき代金(買掛金)を、将来回収する代金(売掛金)で処理が可能です。

買掛金30,000/売掛金30,000

これでお互いに代金の回収や支払いがなくなり、スムーズに取引が完了します。

これが相殺処理です。

状況に合わせた相殺処理の応用の仕方

相殺処理をすることで、双方の取引がスムーズになることはお分かりいただけたかと思いますが、毎回取引が同額でやり取りされるわけではないため、以下のようなこともあり得ます。

同じくA社とのやり取りで、A社から50,000円の仕入れをして、代金は掛けとした場合、仕訳は以下のようになります。

仕入50,000/買掛金50,000

またA社に商品を販売し、代金は掛けにしましたが、今回は30000円でした。

仕訳は以下のようになります。

売掛金30,000/売上30,000

同じ取引先ですが、今回は金額が違うので、一部しか相殺ができません。

それでも相殺処理は一応可能なので、仕訳は以下のようになります。

買掛金30,000/売掛金30,000

ただし20,000円分の買掛金が残っていますので、この分は支払う必要があります。

この場合、同じ日に支払うとして、現金で不足分を支払うことにした場合、仕訳は、

買掛金20,000/現金20,000

となります。

もしくはその20,000円分、仕入れをしても問題はありません。

そうなると、仕訳は、

買掛金20,000/売掛金20,000

となります。

現金で10,000円を支払い、10,000円分仕入れて売掛金にした場合の仕訳は、

買掛金20,000/現金10,000
        売掛金10,000

としても問題はありません。

金額が同額でなくても、相殺処理は可能ですが、実行する際には、必ず先方に通知しなければなりません。

相手とのトラブルにならないよう、適切なタイミングで相殺処理を行うようにしましょう。

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請求書で相殺はできる?相殺処理で必要となる基礎知識

相殺処理は、お互いに掛けが発生した時点で行う処理であることをご紹介しました。

ただしこの場合だと、購入までのやり取りで、お互いに見積もりや納品書、請求書といった書類をお互いに毎回やり取りしなければなりません。

請求書の段階で、金額を相殺できれば便利ですよね。

そこでここでは、請求書での相殺処理について詳しくご紹介します。

請求書で相殺処理をすることはできるの?

相殺処理は、請求書でも可能です。

ただし相殺処理は片方だけで行うことはできません。

必ず取引先と連絡を取り、金額を確認して許可をもらってから、相殺処理をした請求書を作成しましょう。

勝手に相殺処理をすることは、信頼を失うことにもつながりかねません。

相殺処理がある場合請求書はどう記載するか

相殺処理がある場合、請求書には相殺した金額を引いた金額だけでの表記をしてはいけません。

請求書に元の請求金額を明記し、相殺金額としてマイナスの金額の記載をします。

さらにその相殺金額は、いつ行われたどんな取引で発生したものなのかも、合わせて明記しなければなりません。

もしくは請求金額は元のものをそのまま記入し、別紙などに相殺金額を明記し、「振込はこの金額を差し引いた額でお願いします」としても構いません。

これはお互いの帳簿に、相殺したやり取りを明記するためにも必要なことです。

帳簿で仕訳をする際にも、相殺された処理については、きちんと記入しましょう。

相殺処理では請求書も必要になることがある?

基本的に請求書は、取引の度に発行されるものです。

ただし相殺処理をした場合、いくつかの取引が一つにまとめられて請求書一通が作成されるということになります。

そうなると取引については、明細でしか確認できませんので、大きな金額のやり取りの場合は取引があった上で相殺処理をしているという証明が必要となり、請求書を出してくださいと言われることもあります。

ただし取引の実情が分かれば問題ないので、簡易的なものでいいとされており、金額によって添付が必要な収入印紙を貼る必要はありません。

帳簿付けが楽々!クラウド会計ソフトのおすすめ3つ

請求書などの書類を見ながら、手書きの帳簿で記入するのは、仕訳などの問題もありかなり面倒な作業です。

そこでおすすめなのがクラウド会計ソフトです。

データがネット上で保管されるので、パソコンが万が一クラッシュしても心配ありませんし、データ共有ができるので、会計担当者がすぐに入力でき、作業が簡略化できます。

さらに自動仕訳の機能は、簿記などの知識がなくても分かりやすく、遠隔地にある支店などでデータを入力してもらい、本店でまとめるといったことも簡単です。

登録しておけば、銀行口座やクレジットカードの請求、交通機関の利用履歴などもソフト上で確認できます。

またデータをまとめて税理士にチェックしてもらうといったこともすぐできるので、会計の現状を常に確認できるなど、便利な機能が備わっています。

ここでは、便利なクラウド会計ソフトのおすすめをご紹介します。

誰でも簡単!「クラウド会計ソフトfreee(フリー)」

クラウド会計ソフト freee(フリー)

クラウド型会計ソフトを利用する人の約4割のシェアを誇る人気会計ソフトです。

経理や簿記の知識や経験がなくても、簡単に仕訳ができる他、スマホでの入力や、WindowsだけでなくMacにも対応しているなど、導入しやすい点も人気の理由の一つです。

料金体系はスターター、スタンダード、プレミアムの3段階で、サポートが手厚くなっていきます。

ただしスターターでは消費税申告はできません。

スマホで申請してすぐに反映されるなど、とにかくスピードの速さが売りなのですが、会計や簿記の知識がある人には逆に使いづらい、またfreeeでの入力に慣れてしまうと、それ以外の会計ソフトが使えないといったデメリットもあります。

会計ソフトとして歴史あり!「弥生会計オンライン」

弥生会計オンライン

ソフトウェア会社として長い歴史があり、「弥生会計」のパッケージソフトの販売は1987年からで、多くの企業が使っていることでも有名です。

ただしクラウド系会計ソフトとしては、freeeやMFクラウドよりも後発で、データ連携がまだ少なく、元々会社で弥生会計を使っている場合はいいのですが、全く0から使い始める場合は、不便な部分もあることも理解しておく必要があります。

レシートなどを読み込んで仕訳する機能があり、スマホから入力することも可能で、Macにも対応しています。

弥生会計オンラインの利用料は、セルフプランベーシックプランがあり、どちらも年会費のみです。

セルフプランにはサポートがありませんが、サポートは会計ソフトに対してのもので、仕訳など税務関係での質問は受け付けていないので注意が必要です。

データのバックアップは完璧!「MFクラウド会計」

MFクラウド会計

MFクラウド会計はfreeeより1年ほど後に公開されたクラウド会計ソフトですが、こちらも人気のあるクラウド会計ソフトです。

銀行口座やクレジットカードの連携の他、一度入力した仕訳は同じような仕訳なら自動で入力されるなど、作業が簡略化できます。

ベーシックプランと、電話サポート付きのベーシックプランがありますが、チャットやメールでのサポートも十分に対応してくれています。

弥生会計オンラインやfreeeのデータをインポートすることが可能な他、データのバックアップが無制限でできるなど、利用料は高めですが法人でも個人事業主でも安心して利用できます。

まとめ

会計における相殺処理について、ご紹介しました。

帳簿での処理は難しいと考えている方もいらっしゃるかと思いますが、それほど難しいことはなく単純な処理です。

債務をなるべく早く回収するために有効な方法なので、できるだけ活用していきましょう。

また会計処理の作業を簡略化するためにも、今回ご紹介したクラウド会計ソフトをぜひ合わせて活用してみてはいかがでしょうか。

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