日本でサラリーマンとして会社勤めをしている方、会社の業務は無駄が多いと感じたことはありませんか？
「こんな会議に出る必要があるんだろうか？」「こんな資料を確認する必要あるの？」そう思いながら働いている人は多いと思います。なぜ会社には無駄な仕事が多いのでしょうか。
今回は会社に無駄が生まれる理由と、自分の人生を無駄にしないための方法をお話しします。
なぜ無駄な仕事があるのか？
「この無駄な業務をしている時間を他に回せば仕事が終わるのに…」「この会議が無ければ残業せずに帰ることができるのに…」多くの人がそんなことを思いながら働いています。
同じ思いをしている人は多いにもかかわらず、どうして会社から無駄な仕事が無くならないのでしょうか？会社に無駄が生まれる原因は、日本特有の文化にあります。
無駄な仕事がなくならない原因：終身雇用文化
日本の企業には終身雇用文化があります。実力より社歴重視で、たとえ仕事がなくても定年まで会社にいれば安定して給料が貰えるシステムがいまだに幅を利かせているのです。
実力主義の海外とは違い、終身雇用システムを採用している日本の会社では、会社に在籍する人間全員に仕事が割り当てられます。人手が足りている業務に人員を割いたり、仕事ができない社員にも何等かの仕事を作って与えたりするのです。その結果、必要のない仕事が生まれます。
また、「会社にいれば給料が貰えるから」という理由だけで会社に在籍している人も少なくありません。このような人は仕事の効率を度外視しがちで、いつまで経っても無駄な仕事を止めようとしません。そうなると、当然、無駄な業務が社内にはびこることになります。
無駄な仕事がなくならない原因：集団を尊重する文化
集団を尊重する文化も、無駄な仕事が会社からなくならない理由の一つです。
この文化の下では何事もみんなで決めることになるため、些細なことでも会議を開く必要が生じます。「そんなこと上役が一人で決めたらいいのに…」と思うことまで時間をかけて議論することになるので、結果として無駄な仕事が生まれてしまいます。
また、場の空気を読む日本人の気質も、無駄を生み出す原因となっています。自分の仕事が終わったらパッと帰宅し、プライベートの時間を大切にする海外とは違い、日本人は自分の仕事が終わったにもかかわらず周りがまだ仕事をしているからといって必要の無い残業をしたりします。また、上司が帰らなければ帰りにくい雰囲気になることも珍しくありません。
無駄な仕事がなくならない原因：残業をするのが当たり前という文化
日本の会社には「残業をして当たり前」という文化があります。しかもそれは仕事量が多いからではなく「何となくみんながしているから」という理由で残業をしているのです。
毎日当たり前のように残業しているため、定時で仕事を終わらせるという意識が低い、という問題もあります。このため周りが残業しているのに1人だけ帰れない、という悪循環も発生しています。
会社にある無駄な仕事
ここからは無駄な仕事の具体例をご紹介します。業務の生産性を上げるためにも、まずは、会社内部の無駄な仕事を把握しておきましょう。
【1】通勤
満員電車に乗って職場に向かう通勤は、無駄な仕事の代表例です。満員電車によるストレスのため、仕事をする前から疲弊してしまいます。
「面と向かって仕事をする方がいい」
「毎日同僚の顔を見て仕事をするべきだ」
といった意見もありますが、通勤によるストレスを考えると無駄な仕事と言って差し支えないでしょう。
毎日の通勤により疲労が蓄積することで、従業員のパフォーマンスが低下していると考えると、テレワークなどを採用して通勤による負担を減らすべきでしょう。
【2】紙の資料作成
資料作成のために用紙を使う、ということも無駄な仕事であると言えます。作成した書類をホッチキスや紐で束ねることは、備品の無駄遣いになりますし、作業をする人の人件費もかかります。
最近は会議に必要な書類などは全てデータ化することができますので、無駄な用紙を使い続けるより、社員一人一人にパソコンを支給して、書類のデータ化を進めた方が無駄が減ります。
【3】無駄な会議
毎月、毎週開催される定例会議。「いつも同じ話しかしていない…」なんてことはないでしょうか？業績や顧客対策についてダラダラと話し、何も新しい意見が出ないまま、「では引き続き頑張りましょう」と締めて終わりという会議を行っていませんか？
会議とは何かを決定するために行うものです。業績の報告なら上役に直接すれば良い話です。社員とも業績を共有したいのであれば、メールでも送付しておけば十分です。生産性のない会議に集まる時間は、無駄以外の何物でもありません。
無駄なのは会議を開いている時間だけではありません。真剣に読む人なんて誰もいないのに、会議のために毎回同じような資料を作る時間も無駄です。会議に出席するために支社から本社へ移動している人がいれば、その時間や手間も無駄にしています。
【4】丁寧すぎるメール
海外と比べると日本人のメールは、文章が丁寧すぎるという特徴があります。
日本では「誠に恐れ入りますが」「お世話になっております」「引き続きよろしくお願い致します」などのように丁寧な表現を多用しますが、海外では「YES」「NO」「OK」などのように、日本では考えられないほどシンプルな返信メールを送ります。
またこの丁寧すぎるメールのやり取りを1日に何回もするため、その度に時間を浪費することになります。
【5】上司が残業するから帰れない
上司が残業するから帰れない、というのも良く聞く話です。最近は残業に対してシビアになっている会社も増えてきたため、早く帰るように促してくれる上司も増えています。
しかし日本は個人としての目標ではなく、チームとしての目標を定めることが多いため、上司やチームのメンバーが帰らなければ帰りにくい、ということがよくあります。
【6】多すぎる決裁
上司のハンコが貰えなくて仕事が進まないと困ったことはありませんか？
日本では、一つの案件を通すのに複数人の決裁が必要なことが多いです。中には本当に必要なものもありますが、「この人絶対に関わってないよね？」という人の決裁が必要なこともあります。そんな上司がやることと言えば、書類内容を確認することなく「いつものこと」とばかりに判を押すだけです。ハンコが必要な上司が出張に出ていたりすると、数日間仕事がストップすることさえあります。
また、稟議書の内容を修正して課長から承認を貰ったのに、部長から元に戻すよう指示されたりすることもあります。そうなると、また課長の決裁からやり直しです。上司間のミスコミュニケーションのせいで無駄な仕事が増えるなんて、たまったもんじゃありません。
【7】社外行事
会社では、社員同士の交流やチームワークの向上を口実に頻繫に飲み会が開かれます。多くは仕事の後に開催されるので、プライベートの時間が犠牲になります。しかも、参加しなければ上司からの評価が下がってしまいます。
コミュニケーションがうまく取れる人間であれば、酒の力を借りずとも他の社員と良好な関係を築けます。会社はサークルではないので、業務と関係無く他の社員と仲良くする必要はありません。個人的に仲良くしたい人とはプライベートで会えば済む話です。
給料は出ない、参加費は取られる、プライベートの時間は削られる、にもかかわらず親睦に繋がらない、そんな社外行事を開いても得るものはほとんどないと言えるでしょう。
【8】長時間の説教
働いていれば上司から説教を受けることもあるでしょう。もちろん、上司から部下への指導は必要です。しかし、「これ何の話？」と思うような、的を射ていない話を長々とする人がいます。
部下への指導は、間違っている箇所のみをを的確に指摘すれば十分です。「自分の頃はこうだった」と昔話に花を咲かせる人がいますが、時代は変わるものです。
ためにならないお説教は、時間を無駄にしているうえ、説教を受けている人の体力や気力を奪い、かえって仕事の効率を下げていることに気づくべきでしょう。
【9】上司から頼まれた仕事
日本では上司から仕事を頼まれた場合、自分の仕事が手一杯だとしても断れる人はあまりいないでしょう。
しかし海外では上司から頼まれた仕事を断るのは普通のことであり、やったとしても仕事をした分、追加で給料を請求する人もいます。
【10】システム化をしない事務作業
海外では面倒な請求作業などをシステム化しているため、ごくわずかな人員で会計処理をすることが可能です。
しかし日本では資料を印刷して捺印してスキャンしてからメールで送信するなどの簡単な作業すらシステム化しておらず、面倒な作業をそのままにしているため、同じ仕事をするにしても多くの時間と労力を消費しています。
【11】効率の悪いマニュアル文化
日本人は何かとマニュアルを作りがちです。
日本では失敗＝悪という考え方が根付いており、些細なことでもマニュアルを作って対応しようとします。しかも、いったんマニュアルができてしまうと、もっと効率の良い方法がある場合であっても、「こういうものだから守ってもらわないと困る」と、新しいことをなかなか受け入れようとしません。その結果、割に合わない長時間労働が生まれます。
【12】喫煙所
喫煙所も無駄を発生させる場所と考えていいでしょう。なぜなら喫煙所があることで、仕事の手を止めて煙草を吸いに行く人がいるからです。
そもそも煙草を吸うということは、煙草を吸う時間が無駄、煙草を買うお金が無駄、不健康になる、などいくつもの無駄があります。その上、副流煙により他者の健康にまで被害を及ぼし、匂いのせいで嫌われるというオマケまでついてきます。
社内に喫煙所を設置するということは、これだけ無駄の多い喫煙という行為を助長するということに繋がります。
【13】意味の分からない朝礼
多くの会社では朝礼が行われていると思います。
会社によって内容は様々ですが、
・ラジオ体操
・社歌や社訓の唱和
・社員のスピーチ
・1日の予定確認
・連絡事項
等をしているところが多いでしょう。
社員のスピーチは、話す力を養うために行われることが多いです。しかしSNSでは「仕事に関係ない」「意味が分からない」「考えるのがしんどい」などの意見が多数を占めています。実際にスピーチする社員がこのように感じているのに話す力が養われるとは思えません。
共有事項の確認なら同じチーム内で行えば十分です。わざわざ全員が集まる必要はないでしょう。中には、全体朝礼で予定確認をした後に自分のチームに戻って再度同じ内容を打ち合わせる、なんてことをしている企業もあります。
そんな時間があるならば、別の仕事に取り掛かるべきでしょう。
【14】身に付かない研修
「研修に参加してきなさい」と指示を受けることがあります。
研修には、新入社員研修から、中堅や管理職のスキルアップ研修まで様々ですが、「実務に直結しない」と感じている人は多いです。
新入社員研修でマニュアルチックなビジネスマナーを学んでも、いざ実務に入ると全く役に立たないことは少なくありません。敬語の使い方等、学生時代に学んでおくべき内容をわざわざ新入社員研修で行うことさえあります。
酷いケースだと、入社から数年経って経験を積んだ頃に「今更こんな内容？」という研修に行かされることもあります。
研修と称して実務に役立たない内容を学んでも仕方ありません。その分現場で動いた方が、経験を積めるし生産性も上がるというものです。
【15】CCメール
現在は仕事中のやり取りでメールを使う機会が多くありますが、大抵の人がCC(Carbon Copy)を使うのではないでしょうか。
CCで届いたメールは自分に関係のない内容ばかりということはよくあります。こういった特徴があるにも関わらず、何かあった時には「CCで入っていたのに確認していなかったのか」と責任を押し付けてくる人もいます。
メールの送信者は誰をCCに含めるのかを考える時間が生じますし、CCに含められた人はなぜ自分がCCに含められたのかを考える時間が生じます。メールのCCはこうして無駄の連鎖を生んでしまいます。
【16】すぐに返信をしないコレポン
日本ではコレポンのやり取りをする際、返事をするのに数日〜1週間程度かかることが日常茶飯事です。返信がきたころには内容を忘れているため、前回の内容を読み返さなければいけない、という手間も増えます。
ひとつの業務に集中的に取り組み、コレポンは数分で返信した方が、無駄のない効率的な業務と言えるでしょう。
【17】多すぎる報告と連絡
能力が低い管理職は部下に対して、多すぎる報告と連絡を求めます。毎日業務開始前と業務終了後に報告をさせた上で、週ごとに進捗状況の報告を求める人もいます。
このように多すぎる報告と連絡は、部下の貴重な勤務時間を潰して、本来の力を発揮する機会を奪うことになります。
逆に能力の高い管理職は、短い時間で状況を把握することができます。ただし日本では、能力がないのに年功序列で管理職になっただけという人が多くいるため、このような多すぎる報告と連絡という無駄が発生しています。
なぜ無駄な仕事が無くならないのか
無駄な業務は効率を落とすだけなのに、どうして会社から無駄な業務が無くならないのでしょう？
最初にお話した日本特有の文化だけがその原因ではありません。経営者にも原因があります。
無駄を改善しても経営者にリターンがない
無駄な朝礼や会議を無くしたとして、経営者にプラスになることがあるでしょうか？
答えは、残念ながらNOです。
現場の社員としては、その数分、数時間で他の仕事ができるようになるかもしれません。しかし、その時間を削ったところで何十万円、何百万円の利益が生まれるわけではないので、朝礼等をなくしても経営者にとっては大した利益はありません。
その一方で、習慣になっていることを変えるには手間がかかります。それならば、形骸化していたとしても、「うちでは社員全員でこんなことをしています」「定例会議を実施しているので社内の風通しも良いです」と社外にアピールするためのネタにもなるので残しておこうとなるのです。
無駄な仕事や時間で損害を受けるのは社員
社員にとっては無駄な仕事であっても、会社のトップにとってはそうではないかもしれません。
経営陣と社員では働き方が違います。経営者は会社のために自分で采配を振ることができます。一方、社員は上司や部下等に振り回され、自分の思い通りに動くことができないので無駄な時間を過ごさざるを得ません。
社員にとっては無駄なことでも、それによって経営者が損害を被ることがなければ、なかなか改善されることはありません。
経営者は無駄な仕事に気づかない
「うちの社長は何もしていない、現場を分かっていない」と愚痴っている人の話を耳にすることはないでしょうか。
起業したての会社ならまだしも、ある程度のビジネスモデルができていれば、社長無しでも業務は回ります。社長が自ら「もっと生産性を上げなければ」と動く必要はありません。
もちろん経営者は何もしていないのではなく、収支や資産に関する数字のチェックや資金調達などを行っています。しかし、実際に手足となって動くのは社員です。よっぽど生産性が悪く業績が落ちている場合でもない限り、経営者が業務の無駄に気づく機会はないのです。
無駄な仕事を減らすには結局自分で何とかするしかない
上役に期待したところで会社の無駄な仕事は無くならないことが分かっていただけたかと思います。
会社のトップは現場の無駄にさほど関心が無いので、無駄な業務を何とかしたいと思うなら自分で行動するしかありません。
もちろん、ただ無駄な業務に対して愚痴を言うだけでは駄目です。上司に問題点と改善策を提示してみてください。多くの人は会社に無駄が多いと感じているので、あなたの一言が改善のきっかけになるかもしれません。あなたが意見したことで批判され、評価が下がるような会社であれば転職を考えるべきでしょう。
一度きりの人生を無駄にしないためには
生産性のない無駄な業務。それは仕事の時間だけでなく、あなたの人生の一部も奪っています。
協調性も大切ですが、何もかも周りと足並みを揃える必要はありません。業務外の無駄な飲み会はできる限り回避しましょう。
また、無駄な説教を受けないためにも仕事の完成度を上げていきましょう。そうしてできた時間を自分の価値を高めるために使ってください。
ここからは、自分の価値を高めるための時間の使い方について、いくつかご紹介しようと思います。
読書
読書なら、仕事の休憩時間や通勤時などの隙間時間にできます。
読書が趣味という方は、息抜きに好きな本を読んで時間を有意義に使うと良いでしょう。何か知識をつけたいという方には、ビジネス書や自己啓発本がおすすめです。自身の知見を深めたり、未知の分野に関する知識を学んだりすることで視野を広げられますよ。
おすすめの読書ツールはやはり「Kindle」でしょう。
書籍を購入して読むのもいいですが、スマホやタブレットで気軽に読書が出来るのでおすすめです。
さらに「Kindle Unlimited」に登録すれば月額980円(税込)で読み放題にもできますし、初回登録なら30日間無料体験が出来ますので登録して使ってみてください。
スキルアップ
資格をとってスキルアップするのもおすすめです。
仕事によっては、取得すると手当が出るような資格もあります。
国家資格を例に挙げると・・・
・中小企業診断士 1万円〜3万円
企業経営の知識を証明できる資格で「経営コンサルタント」として活躍できる。
・宅地建物取引士 5000円〜3万円
不動産業界では必須とも言われる資格で、土地や建物などに関する不動産取引を進める専門家として活躍できる。
・社会保険労務士 5000円〜5万円
人事課や総務部で働くなら取っておくべき資格で、社会保険や年金、労務に関わる専門的な業務を行うことができる。
相場は企業によって変わりますが、一例としてこのようになっています。
また、資格に限らず、英語を身につけるなどしてビジネスに役立てるのも良いでしょう。自分の価値を高めることができれば、新たな仕事のチャンスも得ることもできます。
転職活動
職場に無駄が多すぎる、何を提案しても改善されないなど、現状を打破するのが困難な場合は転職も視野に入れましょう。
しかし、いきなり辞職してしまうのはハードルが高すぎます。まずは、情報を集めたうえで、企業を訪問してみたり面接を受けたりしてみましょう。
転職先が決まっていないと退職を申し出た時に引き留めにあい、ズルズルと今の職場に縛られてしまいがちです。既に転職先が決まっていれば、企業側も引き留めることができないのでスムーズに退職交渉を進めることができるでしょう。
副業を始める
近年は働き方改革の影響で副業を容認する会社も増えてきました。
そこで、隙間時間を副業に回すのもおすすめです。
始めやすいのは「ライティング」です。スマホやPCだけで始めることができますし、ブログを作れば自分の好きなことを好きなペースで書いて収入を得ることができます。
イラストやプログラミング等、他のスキルを持っている人なら、そのスキルを活かすのもアリです。今ならクラウドソーシングサービスで仕事を探すこともできます。
おすすめのクラウドソーシングサイトは「クラウドワークス
」です。
初心者から熟練者まで自分で仕事を選んで挑戦出来るのでぜひ登録して初めてみてください。
多くの人の目に留まるような仕事をすれば、そこからさらにビジネスチャンスが広がり、独立できる可能性も生まれるでしょう。
ただし、副業を禁止している会社も少なくないので、会社の就業規則はきちんと確認してくださいね。
無駄な仕事を無くせば人生は豊かになる
一度きりの人生です。あなたの貴重な時間を社内の無駄な業務に奪われるのはもったいないことです。回避できる無駄は遠慮なく回避しましょう。そのようにして作った時間は自分のスキルアップのために使ってください。
また、「無駄を何とかしたい！」と思っているだけでは、なかなか現状は変わりません。無駄な業務の改善を望むのであれば、その問題点と改善策を上司に示すなど積極的に動いてみましょう。本当に業務の効率化に繋がるのであれば、上司も耳を貸してくれることでしょう。
