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仕入れ管理を学ぶ!必要な手続きと人気のツール

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「仕入れ管理」 とひと言でいっても、手順や考え方など、またどんなツールを使うかでも結果は大きく変わってきます。

ここでは、仕入れ管理の手続きについて、手順や考え方までをしっかりと学んでいきましょう。人気のツールもご紹介します!

基本の仕入れ管理とは

商品を販売する企業にとって、仕入れ管理という業務はなくてはならないものです。

小売業は、商品を仕入れて販売します。これに付随する一連の業務の中でも、仕入先を選定したり、仕入れ計画を管理したりする業務を「仕入れ管理」と呼びます。仕入れ業務の流れは、こちらが顧客側の立場となり、販売する時と同じような手順を踏むことになります。

「見積り」について

まず、商品の在庫を管理している担当者が、補充が必要な商品の詳細を記載した「購入依頼書」を作成します。購入先がすでに決まっている場合、購買担当者はこれを元に見積もりを行います。決まっていない場合には、商品を取り扱う企業に見積依頼を出し、希望条件に合った仕入れ先を選定する必要があります。

「購買契約締結」の必要性

仕入れ先が決まれば、取引を開始する前に「取引条件」を取り決めます。

受注管理の取引契約と似ていますが、取引条件では、価格、品質、納期、輸送条件、支払い方法、保証等について確認します。問題がなければ契約書を相互に取り交わし、「購買契約の締結」を行います。これは後々のトラブルを防ぐことにもつながります。

「発注」について

次に「発注」の手続きに入ります。購買契約の締結を行ったあと注文書(発注書)を発行し、仕入れ先はこの注文書に基づいて希望の商品、数量、納品場所を確認したうえで準備を行います。仕入れ先からの受領連絡があれば発注は完了となります。

「仕入れ管理」のポイント

仕入れ管理とは、ただ仕入れを行えばいいというものではありません。企業にとって生命線ともいえる仕入れ管理。仕入れと在庫の管理は欠かすことが出来ません。仕入れの時期、取引先、適正在庫の維持を意識した仕入れ計画など、正常な資金繰りをするための重要な業務だと言えます。

ここからは、そんな仕入れ管理について大切なポイントをご紹介します。

仕入れ管理における重要なポイント

経営において、仕入れ管理は極めて重要なものといえます。業者から材料や素材、商品、食材などを仕入れて自社製品を販売する場合は、過剰な仕入れによる在庫スペースの圧迫や、支払いの資金繰りが大変になるケースも。また、在庫が少なすぎても販売機会を逃してしまうことになるでしょう。毎回同じ量を決まって仕入れるだけではなく、販売計画や販売予測などのキャッシュフローをよく見極めた上で、バランスよく仕入れる必要があります。

仕入れ管理における重要なポイント 「仕入れ計画」と「仕入れ先の選び方」 について詳しく説明していきましょう。

仕入れ計画に必要なこと

仕入れは、企業の売り上げや利益に大きな影響を及ぼします。販売目標を達成するために、適正な在庫の管理や資金繰りを行う目的で立てる計画を「仕入れ計画」といいます。

まずは過去の実績に基づいて、商品の季節やトレンド、倉庫の稼働率、キャッシュの動きなどから適正な在庫を見極めます。仕入れ計画の策定には販売計画を見直すことも重要になります。在庫の中で売れる見込みのあるものとないものを確認し、場合によっては在庫を処分することもあります。何を、どこから、どんな条件で仕入れるのかをよく検討し、適正な在庫管理を実現させましょう。

仕入れ先の選び方

仕入れ先の選び方にはポイントがあります。次のような条件をよく確認して判断しましょう。

まず価格について、複数の業者から見積もりを取り、他社と比べて安く提供してもらえるか。数量割引や季節割引、現金割引などの条件があるかもポイントです。

また、供給量の安定性も重要です。小口、大口などの注文にタイミングよく応えてくれるか、納品の期間や条件を守れるかなど、ただ価格で判断するのではなく、適正な在庫管理を実現できる仕入れ先を選びましょう。知り合いの業者を紹介してもらうのもおすすめです。

仕入れ管理の基礎

インターネット上で行う商取引をEコマースといいます。

当然、Eコマースでも商品やお金のスタート地点となる「仕入れ管理」は重要な部分であり、適正在庫の維持や販売計画の達成に大きく影響するものだといえます。実際には、Eコマースでは仕入れ管理がしっかり行われていないケースが多く見受けられます。特定消費の仕入れ値を答えられない場合には、在庫管理や販売管理が正常に行われていないことが多く、経営が傾く危険性が非常に高いのです。ここでは、仕入れ管理の重要性を基本から説明していきます。

仕入れ管理における5つのポイントとは

まずは基本となる「仕入れ管理」。仕入れ管理が適切でないと全ての業務に支障をきたす危険があり、企業にとってはとても重要です。ここからは、仕入れ管理の基本となる5つのポイントについてご紹介していきます。

1.適正商品を選定する
顧客のニーズに応えることは売り上げを伸ばすことに繋がります。そのためにも、企業は顧客が求めている商品を販売しなければいけません。サイズや品質、カラー、材質、デザイン、ブランドなど、あらゆる点を考えて仕入れることが重要となります。

2.適正な場所とは
仕入れ管理の基本として、「仕入れた商品をどこで販売するか」ということがあります。商品によっては仕入れ場所や保管場所に関しても詳しく調べる必要があります。

3.適正な販売時期とは
商品を販売する適正時期を見極めることは販売の生命線とも言われています。要するに、顧客が求めている商品をピッタリのタイミングで提供できるかどうかが重要なのです。これに伴い仕入れの適切な時期を見極めることも、売上を拡大するための重要なポイントとなります。

4.適正な仕入れ数量とは
業者からの仕入れ品というものは「現金化を待っている商品」であるため、過剰な仕入れを行えば在庫が余り、支払いの資金繰りが大変になります。また、在庫が少なすぎても販売機会を逃してしまうことになり、十分な利益を確保する事は難しくなります。販売計画や販売予測などのキャッシュフローをよく見極めた上で、バランスよく仕入れる必要があります。

5.適正な価格を見極める
できるだけ仕入れにかかる費用を抑えることで、最終的には適正価格、つまり顧客が満足のいく価格で商品を提供できるのです。まずは適正価格で仕入れることが非常に大切です。

仕入れ計画に大切な3つのポイント

最適な仕入れ計画を行うためには、下記の3つの要素が重要となります。

1.仕入れ商品の選び方
仕入れ商品は、会社や商品のコンセプト、ターゲット層となる顧客イメージなどを考慮して仕入れます。ユーザーのニーズに応えられるものを見極めて選定する必要があります。他には既存商品の売り上げや回転率、利益率などを十分に確認した上で商品を決めていきましょう。ABC分析などで現状を把握することも大切になります。

2.仕入れ先の選び方
仕入れ先として非常に重要なポイントは「信頼性」です。単に「高品質な商品を安く仕入れられる」というだけでは不安が残ります。どんなに安く提供してくれても、納期を守れない場合は計画が遅れ、販売機会を失う恐れがあります。トラブル発生時の対応の仕方も重要です。全てにおいて高い信頼性が持てる仕入れ先を選定しましょう。

3.仕入れ方法の選び方
仕入れ方法にはいろいろなパターンがあります。大量に仕入れる場合、随時仕入れる場合、共同で仕入れる場合、集中的に仕入れる場合など、環境やリソースを考えた仕入方法を選んでいきましょう。それぞれの方法にメリット、デメリットがあるため、最適な仕入れ方法を選ぶ必要があります。

企業にとって、まずはこの「仕入れ計画」を正確に行うことで仕入れ管理は大きく変わります。適正な在庫の維持や販売計画に繋がり、企業の成長に大いに影響するでしょう。

仕入から販売までの業務全体を把握できる環境とは

仕入れ管理に力を入れたいと考えている企業には、ぜひ取り入れてほしいことがあります。それは仕入れ管理や在庫管理だけでなく、管理業務全体を把握できる環境を整えることです。

それを可能にしたソリューションが「クラウドERP」。
このクラウドERPは仕入れ管理システムだけではなく、販売管理システムや顧客管理システムなど経営に必要なものを一括して提供してくれるもので、コストダウンや労働生産性の向上を目指すことが出来ます。それぞれのシステムは親和性が高く連携が取れるため、仕入れ管理業務だけでなく、組織全体の業務をスムーズに行うことが可能です。

そして、クラウドERPの中でも「NetSuite(ネットスイート)」というものがあります。
ビジネスに必要な機能をすべて備えたシステムで、在庫状況、顧客情報、売上データが即時にアップデートされ、分析結果をBI機能によってリアルタイムで実行してくれます。こうした機能は、仕入れから支払いまでの全てのプロセスを完全に可視化するもので、業務の効率化と様々なビジネスのヒントを与えてくれます。さらにクラウドサービスとして提供されており、初期のコスト削減、運用管理業務の削減にも繋がります。

これにより企業は事業に集中することができ、迅速に、そして的確に新たな市場の機会に対応することが可能となります。

スマホアプリで行う「仕入れ管理」

スマホのアプリで行える仕入れ管理ツールを3つご紹介しましょう。

その1 「つかってぽっち-トマ子さんの冷蔵庫-」

つかってぽっち〜トマ子さんの冷蔵庫〜は、生活協同組合連合会 コープ自然派事業連合が配信する生活便利アプリです。
お届け予定の購入商品を一覧で確認できるだけでなく、届いた後には在庫の管理もしてくれる便利な機能が付いています。
いつ何が届くかチェックできる、おうちにある商品がすぐわかる、キャンペーンなどのお得な情報なども確認できます。

その2 「good buyer」

good buyerは買い出しや仕入れをサポートするアプリです。個人店舗や小規模店舗に向いており、発注がどこでもできて、カテゴリー別に商品を探すこともできます。
商品の最安値、最高値が確認出来るので、一番良いタイミングで仕入れを行うことが可能です。

その3 「Tap Biz」

TapBiz ビジネスマネジャは、自営業、中規模管理者の方に向けたオールインワンのビジネス管理アプリです。売上から顧客管理、商品在庫管理やスタッフの管理など、ビジネスのあらゆるシーンをすべて管理でき、より効率的なビジネスの運用を実現できます。

おすすめの仕入れ管理システム5選を比較! その1

仕入管理システムは、どういったシステムを導入するかでどれだけ仕入れを円滑にコントロールできるかが決まり、販売管理において非常に重要な役割を果たします。

これから導入しようと考えている方や、他のシステムを検討している方に向けて、今回は仕入管理システム5つを比較してみましょう。価格や特徴などを比較して、自社に最適な仕入管理システムを検討してみましょう。

仕入れ管理システムの役割

小売業では、仕入れ価格を下げるために一度に大量の仕入れを行っていたり、市場の要求に迅速に対応するため多めに在庫を抱えている企業も少なくないでしょう。こうした「過剰在庫」は、財務状況の悪化を引き起こす原因となります。

こうした問題を防ぐために考えられたのが「仕入管理システム」。システムを導入することによって、在庫の適切なコントロール、情報共有、作業負担とコストの軽減、無駄な発注商品の削減、業務の効率化、人為的ミスの軽減などに繋がり、メリットは大きいといえます。市場の状況を把握し適切な仕入れを行うことが、健全な財務状況を保つことに繋がっていくのです。

販売管理の一部分でもある仕入管理システム。すでに利用しているものがあれば同メーカーのものを。これから導入する場合は、導入後スムーズに運用が行えるよう販売管理全体の過程を考えた上で選ぶことがおすすめです。毎日使うものなので、シンプルで操作性の高いものが良いでしょう。固有メーカーではなく、販売管理全体のシステムを提供しているメーカーの方が操作性は高いです。ほとんどの仕入管理システムでは無料のトライアルが用意されているため、「使いやすさ」を重視してまずは体験してみましょう。

1.蔵奉行10

株式会社OBCの蔵奉行10シリーズ。調達、購買業務を最適化できる仕入れ在庫管理システムです。豊富なラインナップで中小企業の幅広い業務の生産性を向上させ、多くの企業で愛されています。

・調達・購買に関わる業務プロセスの効率化
・充実した業務管理機能
・販売管理の連動で統合販売管理システムへ
・購買データ、在庫データを自由に活用!

蔵奉行10 スタンドアロンモデル
220,000円~
奉行OPTION 300,000円~

蔵奉行10 NETWORK Edition
3ライセンス 970,000円~ for Windows
3ライセンス 1,150,000円~ for Windows with SQL Server
奉行OPTION 450,000円~

膨大なデータを守る強固なセキュリティを実現。データ不正処理や改ざんを防止!シリーズ全体が使いやすいUIで業務効率化を図りたい会社におすすめです。導入後の手厚いサポートはもちろん、導入前の無料体験でまずはお試しを!

2.販売王18

ソリマチ株式会社が提供している「販売王18」は、仕入から在庫、販売に至るまで幅広い業務をカバーしている総合的な販売管理ソフトです。

希望小売価格が60,000円で様々なサポートを受けることができます。コストパフォーマンスが高く、初めて販売管理ソフトを導入する企業では製品に関するトラブルが起きがちなので、しっかりとしたサポートを提供している点でもおすすめです。

・かんたん操作でしっかり機能。サポートも充実!
・きめ細かい顧客管理が可能
・受注残数もらくらく把握
・売上伝票のデータを活かした請求書作成

価格
60,000円 (メーカー希望小売価格)

ソリマチ製品ならではのかんたん操作で初めての方にも安心。最大の魅力は充実したサポート。顧客満足度が高く、個人事業から中小企業まで幅広い人気です。30日間の無料お試しもあるので、導入前にまずはお試しを!

おすすめの仕入れ管理システム5選を比較! その2

ここからは、下記の3つのソフトをご紹介します。

3. flam -フラム-
4. EX/EX-Slim 販売管理システム
5. ALL_IN -オールイン-

3. flam -フラム-

flam-フラム-は、販売・仕入・在庫業務を簡単にして、会計システムとのデータ連携によって管理業務全体を楽にしてくれるクラウド販売管理システムです。

・圧倒的なコスパ!初期費用は無料、スタンダードプラン1日300円で利用可能
・安心・信頼のサーバーで万全のセキュリティを実現
・高機能だけど簡単!初心者に優しい画面設計
・業務データは自動でバックアップ

低コストながら初心者に使いやすいUIで人気。また、更新やインストールの手間もなくスピーディーな操作性で大幅に業務時間の短縮が可能です。

価格
スタンダード  月額 9.300円
プレミアム   月額 49,800円

小規模~中規模の企業向け。手間もコストも極限まで削ぎ落として年間費用を大幅にカット!30日間の無料お試しもあるので、導入前にぜひ試してみてください。

4. EX/EX-Slim 販売管理システム

EX/EX-Slim販売管理システムは、初めての販売管理システムの導入から業務拡張や経営力向上までを叶える中小企業向けシステムです。

・事務の流れに合った業務機能を装備
・発注~仕入のデータ接続により効率化を実現
・必要となった業務を連動させるビルドアップ方式に対応
・様々な書式に対応した希望の伝票への直接印刷が可能
・管理集計から分析まで様々な機能を搭載

仕入や支払データを入力するだけで買掛残高の管理が可能。在庫業務に接続すると商品の在庫情報も把握できるなど、柔軟な仕入業務を実現しました。

価格 問い合わせ必要

初めて販売管理システムを導入する会社には、こちらのEX/EX-Slim販売管理システムをおすすめします。様々な書式や指定のフォーマット、管理帳票の修正にフレキシブルに対応しており、誰でも快適な運用が出来ます。

5. ALL.IN -オールイン-

ALL-INは、経営に必要なシステムが全て搭載されていて、スタートアップ企業、中小企業、上場を目指すベンチャー企業のあらゆるニーズに対応できます。

10の機能
コックピット・顧客管理(CRM)・営業支援(SFA)・集客ツール・グループウェア・チームビルダー・人事/給与・会計/財務・販売/仕入/在庫・経営ナビ

・1回の入力で経営に必要なすべてのシステムに連動
・会計システムと連動して売上原価を出すことが可能
・初期費用ゼロ。定額で全てのシステムが利用可能

原価計算や買掛金の債務管理、返品処理など、システムの連動によってあらゆる業務に対応が可能。

価格
初期費用:100,000円
月額費用:基本料金50,000円+追加アカウント料金:3,000円/1ユーザー
(基本料金には3ユーザー分の料金が含まれます)

ALL-IN(オールイン)は経営に必要な全てのシステムが1つになっているため、販売業務全体の効率化を考えている会社におすすめします。

最後に

以上、仕入れ管理に必要な手続きと人気のツールをご紹介しました。価格や特徴などを比較して、自社に最適なシステムを検討してみましょう。

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